Scopul unui proiect este setul de procese necesare pentru a încheia proiectul. În acest sens, procese precum proiectarea, execuția și controlul acestuia. Domeniul de aplicare este stabilit de părțile interesate din proiect.
Atunci când o organizație se gândește la un proiect, trebuie să facă câteva evaluări preliminare. Acesta este cazul evaluării financiare a proiectului, a evaluărilor juridice, de mediu, sociale, economice etc. Până când, în sfârșit, și după obținerea unor rezultate favorabile în aceste evaluări descrise, se decide lansarea proiectului.
Dar, pe lângă evoluție, lansarea unui proiect înseamnă și definirea care va fi raza de acțiune a proiectului, precum și tot ceea ce este necesar pentru executarea acestuia. Din acest motiv, este important să îi cunoaștem domeniul de aplicare și să îl definim în avans.
Domeniul de aplicare al obiectivelor
Un proiect poate fi de la o metodă de rezolvare a unei probleme, îmbunătățirea situației unei organizații, până la investiția întreprinsă în ceva care, în viitor, va aduce beneficii. Dar este important să știm că proiectul nu va rezolva toate aspectele organizației, ci doar cele în care obiectivele sale sunt legate.
De exemplu, dacă o companie decide să construiască un nou depozit pentru stocarea stocurilor, acest proiect va rezolva problemele de spațiu, capacitatea stocului, producția (deoarece având mai mult spațiu de stocat, poate produce puțin mai mult) și o distribuție mai rapidă.
Acest lucru se datorează stocului mai mare disponibil, care va permite expedierea produselor mai frecvent. Cu toate acestea, acest proiect nu trebuie să afecteze calitatea produselor fabricate, deoarece obiectivele sale sunt legate de stoc, spațiu și depozitare. Dar nu în lanțul de producție anterior.
Domeniul de aplicare al părților interesate
Scopul proiectului este un proces care este planificat cu persoanele care sunt interesate de proiect, fie pentru că participă direct la el (ingineri, contabili, supraveghetori și manageri), fie pentru că finanțează acest proiect.
Definirea sferei părților interesate este importantă, deoarece definește cum și când vor participa la proiect.
- Ingineri în etapa de proiectare și supraveghere.
- Contabili în timpul execuției pentru controlul cheltuielilor;
- Supervizori în timpul fazei de execuție a sarcinii
- Și investitorii înainte, în timpul și după, dar numai în scopuri de responsabilitate.
Acest lucru permite proiectului să nu intervină excesiv cu aprecieri personale, lăsând fiecărui participant să participe în modul care îi corespunde.
Domeniul de activitate
Activitățile proiectului, de la ideea, proiectarea, faza de execuție, până la faza de închidere, trebuie definite dintr-o listă și o programare ulterioară, cu managerii respectivi, resursele financiare și operaționale necesare. În acest sens, o diagramă Gantt sau instrumente software de gestionare a proiectelor pot fi utilizate pentru a monitoriza mai bine fiecare etapă.
Scopul activităților permite, la rândul său, să delimiteze timpul proiectului, oamenii necesari și resursele financiare și nefinanciare pentru executarea acestuia.
Se poate modifica domeniul de aplicare al proiectului?
Desigur ca da. Și este foarte probabil ca un proiect să necesite modificări în domeniul său de aplicare, deoarece este foarte dificil să se stabilească o linie de bază complet asertivă, deoarece activitățile și resursele sunt planificate fără a cunoaște eventualitățile care pot apărea.
Important în acest sens este că toate părțile interesate participă din nou la modificările domeniului de aplicare al proiectului, pentru a-și da aprobarea și pentru a fi la curent cu noile programe și ajustări.
Cu toate acestea, nu este un semn bun să faci prea multe modificări domeniului de aplicare al unui proiect, deoarece arată că au existat multe aspecte care nu au fost prevăzute. Prin urmare, este cauza unei incapacități de planificare tehnică.
În acest sens, se recomandă ca în studiul sferei de aplicare a unui proiect, dacă părțile interesate nu au suficientă experiență pentru a-l defini, să fie încorporat un expert în domeniu sau proiecte similare, pentru a-și oferi aprecierea și recomandările. Și în acest fel putem reduce la minimum riscurile pe care le presupune modificarea constantă a proiectului. Ei bine, dacă da, cu aceasta am suporta consumul de mai multe resurse, în același timp în care se vor prelungi timpii pentru finalizarea lor și obținerea beneficiilor.
Responsabilități în domeniul de aplicare al unui proiect
Un principiu în controlul managementului este stabilirea persoanelor responsabile pentru fiecare linie strategică. Astfel, în managementul de proiect este important să știm cine va fi responsabil pentru fiecare etapă. În acest fel, se pot solicita rapoarte pentru a urmări managementul proiectului. Și, în plus, vom putea ști dacă se desfășoară corect în timpul ciclului de proiect.
Cei responsabili sunt cei care vor putea avertiza dacă este necesară o prelungire în timp, o creștere a resurselor sau a oamenilor.
Pe scurt, scopul unui proiect este o structură preliminară de timp, resurse, oameni, obiective și rezultatele așteptate ale proiectului, care este dezvoltat împreună cu un grup de oameni care participă și / sau vor beneficia de el.
Deși domeniul de aplicare al proiectului poate suferi modificări, este recomandabil să îl planificați flexibil și cu o vedere realistă a execuției și rezultatelor sale. Obiectivul acestui lucru nu este de a suferi dezamăgiri care nu au fost prevăzute cu suficientă rigoare tehnică.