Funcțiile unui asistent administrativ
Funcțiile unui asistent administrativ sunt cele derivate dintr-o muncă administrativă în birou. Acestea variază de la servicii pentru clienți până la gestionarea documentelor unei companii.
Munca unui asistent administrativ are sarcini multiple și stă la baza activității zilnice a unei companii din punct de vedere administrativ.
Deși cel mai adesea această funcție profesională este cea cu cel mai mic rang și salariu în cadrul structurii unei companii, acest tip de profil îndeplinește numeroase și variate funcții de bază pentru cursul unei companii.
Pentru munca lor, un asistent trebuie să aibă cunoștințe și abilități demonstrabile asupra elementelor unui birou.
Deosebit de important este domeniul software-ului de automatizare de birou de bază extins între țesătura de afaceri, precum și alte programe specifice pentru anumite sectoare (design grafic, vector, programare, științe actuariale …)
În plus, este de obicei necesar ca acest profil să se ocupe de echipamente sau materiale informatice care sunt răspândite pe scară largă în birouri de toate tipurile. Exemple în acest sens sunt calculatoarele, mașinile de fotocopiat și alte echipamente de procesare și arhivare a documentelor.
Funcții de asistent administrativ
Un asistent administrativ îndeplinește un număr mare de sarcini în fiecare zi a unei companii. Toate acestea pot fi clasificate după cum urmează și necesită o serie de competențe:
- Serviciu clienți față în față: Asistentul este prima persoană disponibilă publicului și servește drept filtru pentru clienții facilităților fiecărei companii.
- Managementul comunicatiilor: Acest profesionist ar trebui să organizeze contactele telefonice și de e-mail. De asemenea, este obișnuit să coordonați rețelele sociale sau elementele web în absența unor profesioniști specifici pentru acele funcții.
- Primirea, gestionarea și trimiterea documentației: Este obișnuit ca asistenții administrativi să acționeze ca manageri de bagaje și documente, distribuindu-i în diferite departamente.
- Sarcini zilnice de gestionare: Foarte frecvent acești lucrători îndeplinesc sarcini elementare de automatizare a biroului, cum ar fi crearea diverselor tipuri de conținut și pregătirea agendei personalului. Cele mai proeminente sunt cele de facturare, contabilitate sau gestionarea documentelor și fișierelor.
- Relația cu terții: Companiile trebuie să stabilească comunicarea cu alții, cum ar fi furnizorii sau autoritățile de reglementare publice. Adesea, asistentul administrativ este însărcinat să mențină fluent acest flux de informații.
- Sprijin pentru personalul superior sau pentru supraveghetori: La fel ca în punctul anterior, mulți asistenți îndeplinesc sarcini de sprijin pentru alte domenii ale companiei din punct de vedere administrativ.
Funcția de asistent administrativ
Acest tip de profesionist poate fi găsit în toate tipurile de companii, indiferent de mărimea acestora și de sectorul economic în care participă.
În același timp, este prezent atât în companiile private, cât și în cele publice cu acces prin opoziție.
Datorită dezvoltării de noi medii digitale și creșterii noilor telecomunicații, profilul profesional al unui asistent administrativ a dobândit noi funcții de îndeplinit.
Acest lucru a afectat nevoia de instruire pentru a ocupa acest post într-o companie. De obicei, această pregătire este reglementată în cursuri de formare profesională care vizează cunoașterea administrării companiei sau a finanțelor.
