Planificarea este primul pas în procesul administrativ. Planificarea constă în definirea strategiilor care ajută la realizarea obiectivelor stabilite anterior.
În esență, planificarea este un instrument utilizat în management pentru stabilirea obiectivelor și alegerea mijloacelor pentru a le atinge. Aceasta permite urmarea unui curs de acțiune concret și definit. Prin planificare puteți stabili ce se va face, cum se va face, unde și când se va face și cât ne va costa.
În mod similar, acest instrument de planificare ne permite să decidem în momentul prezent ce vom face în viitor. Mai întâi se definește problema, apoi se analizează trecutul și se întocmește planul pe care trebuie să-l urmăm.
Etape de planificare
Într-adevăr, fiecare companie sau organizație există pentru a atinge un obiectiv specific. Prin urmare, misiunea trebuie să justifice motivul de a fi al companiei în prezent. În timp ce viziunea indică ce speră compania să fie în viitor.
Prin urmare, o definiție clară a misiunii, viziunii și valorilor unei companii determină tipul de clienți pe care îi deservește, produsele pe care le oferă și nevoile pe care le satisface. Planificarea trebuie să fie în conformitate cu aceste aspecte fundamentale ale organizației.
Pașii principali care trebuie urmați în procesul de planificare sunt:
1. Evaluează situația actuală
În primul rând, evaluarea situației ar trebui să includă o analiză a factorilor cei mai importanți pentru companie. Acești factori pot fi indicatorii economici, tendințele pieței, concurența și resursele pe care le are compania.
Adică planificarea începe de la mediul organizației. Cu aceasta, se determină scopul companiei și se definesc obiectivele pe termen scurt, mediu și lung care se așteaptă să fie atinse. Căutarea de a profita de oportunități și evitarea amenințărilor din mediul înconjurător.
2. Definirea scopurilor și obiectivelor
În al doilea rând, obiectivele și obiectivele definesc cele mai importante lucruri pe care o organizație speră să le realizeze pe termen scurt, mediu și lung. Obiectivele trebuie definite clar, de aceea trebuie să fie realiste, măsurabile și relevante pentru organizație.
Desigur, obiectivele sunt punctele comune pentru care trebuie să lucreze toți angajații unei companii. Devenind puncte cheie care ghidează acțiunile și activitățile oamenilor.
3. Pregătiți planul de acțiune
În al treilea rând, dacă obiectivele vor fi atinse, este necesar să se definească un plan de acțiune. Planul de acțiune indică activitățile specifice care trebuie desfășurate pentru îndeplinirea obiectivelor. De asemenea, aceste acțiuni concrete pot fi strategii sau tactici care trebuie realizate pentru a îndeplini scopurile planului.
4. Alocarea resurselor
În al patrulea rând, resursele necesare pentru realizarea planului pot fi umane, financiare, fizice și materiale. Aceste resurse trebuie alocate în conformitate cu acțiunile sau activitățile cuprinse în planificare.
Aceste resurse vor trebui cu siguranță să fie organizate eficient în procesul de planificare. În mod similar, un proces de control trebuie menținut pe toată durata executării planului.
5. Executați planul
În al cincilea rând, execuția implică punerea în aplicare a planului de acțiune. Pentru aceasta, este necesar să delegați autoritatea, în același mod să atribuiți sarcini și responsabilități pentru atingerea obiectivelor planului. De-a lungul executării planului, feedback-ul poate fi oferit după cum este necesar.
6. Control
În cele din urmă, controlul este necesar în procesul de planificare, astfel încât obiectivele să poată fi atinse. Din acest motiv, trebuie să se dea o urmărire a modului în care se desfășoară activitățile și a modului în care sunt atinse obiectivele.
Principii de planificare
Cele mai importante principii ale planificării sunt:
1. Precizie
Mai presus de toate, atunci când se realizează procesul de planificare, acesta ar trebui să fie cât mai clar și precis posibil. Deoarece planul trebuie să ghideze acțiunile concrete care trebuie întreprinse. De aceea trebuie să fie cât mai specific posibil, astfel încât să nu fie difuz sau prea general. În acest fel, va fi posibil să se realizeze că obiectivele sunt îndeplinite cu eficiență și eficacitate.
La fel, precizia evită improvizația sau vagitatea în execuție. Pentru ca planul să funcționeze, acesta trebuie să se bazeze pe date reale și pe raționamente precise și exacte.
2. Flexibilitate
Organizațiile se schimbă, desigur, mereu, astfel încât planificarea trebuie să fie flexibilă pentru a se adapta cu ușurință la schimbări. Prin urmare, trebuie să se poată adapta la modificările care pot apărea după elaborarea planului.
Într-adevăr, fiecare plan trebuie să aibă o marjă de relaxare în situații neprevăzute. Găsirea de noi linii directoare de acțiune care să permită adaptarea la situații noi.
3. Unitate
Este important de reținut că, deși fiecărui departament al organizației i se atribuie un scop sau obiectiv specific, întregul plan este orientat spre realizarea unui obiectiv comun. Adică, deși există planuri specifice pentru fiecare unitate, toate trebuie coordonate cu un plan general.
Cu siguranță, toate trebuie să fie perfect integrate pentru a obține o coordonare adecvată a funcțiilor, resurselor și activităților. Numai în acest fel este posibilă realizarea obiectivelor.
4. Fezabilitate
Pe de altă parte, planul nu ar trebui să fie atât de ambițios încât să fie imposibil de realizat. Dar nu atât de optimist încât se pare că este foarte ușor de realizat. Se recomandă ca planul să poată fi realizat, adaptându-se la condițiile și nevoile organizației.
Desigur, planificarea trebuie să fie realistă, prin urmare trebuie să fie pregătită în conformitate cu realitatea, cu experiența și cu resursele pe care le are compania.
Caracteristici de planificare
Principalele caracteristici ale planificării sunt:
- Este un instrument folosit pentru a lua decizii importante într-o organizație.
- Procesul de planificare urmărește optimizarea realizării obiectivelor.
- Acesta caută să adapteze obiectivele în funcție de nevoile companiei și de resursele pe care le are la dispoziție.
- Acesta definește acțiuni concrete care sunt puse în aplicare în momentul prezent pentru a atinge obiectivele viitoare.
- Planificarea este un proces rațional și deliberat.
Tipuri de planificare
Printre tipurile de procese de planificare găsim:
1. Strategic
În orice caz, planificarea strategică este cea care definește orientările de acțiune ale planului general al organizației. Este realizat de managerii superiori ai unei companii. Implică întreaga companie, în general sunt stabilite și definite obiective pe termen mediu și lung.
2. Tactic
Pe de altă parte, planificarea tactică include planuri specifice pentru fiecare unitate sau departament și sunt subordonate planului strategic. Sunt planuri foarte detaliate, deoarece ghidează cursul acțiunilor fiecărui departament. Acesta este motivul pentru care se mai numește și planificare funcțională.
De obicei, include planul detaliat pentru fiecare zonă de management a companiei și este întotdeauna subordonat planului general al companiei. Ele sunt, de asemenea, legate de deciziile pe termen scurt.
3. Operațional
Sunt în general planuri pe termen scurt, strâns legate de planificarea tactică. Sunt acțiuni și activități care trebuie desfășurate la cele mai mici niveluri ale organizației de afaceri.
În acest fel, planificarea operațională determină modul în care sunt alocate resursele pentru implementarea planului. Este o planificare pe termen scurt pentru fiecare zonă operațională. Stabilește pașii care trebuie urmați și momentele în care trebuie îndepliniți.
În concluzie, se poate spune că procesul de planificare este esențial pentru ca o companie să atingă un nivel ridicat de performanță. Ei bine, prin planificare, sunt definite obiectivele și obiectivele care se așteaptă să fie atinse. În plus, pot fi alese cele mai potrivite mijloace pentru a realiza acest lucru. Fără un plan, resursele umane, financiare și materiale pe care le deține o companie nu pot fi gestionate în mod adecvat.