Bugetul bazat pe zero este un document care reflectă cât și unde sunt alocate resursele unei companii, cu scopul de a obține mai multă rentabilitate și eficiență prin realocarea elementelor de cheltuieli.
Cu alte cuvinte, bugetul bazat pe zero depășește un buget obișnuit sau un raport standard.
Este o tehnică financiară și contabilă care ne permite să identificăm cheltuieli ineficiente și chiar inutile. Pornind de la această bază, scopul este promovarea elementelor de cheltuieli care au un impact pozitiv mai mare pentru companie. Cum? Scăderea sau eliminarea celor care nu merită.
Un exemplu comun este atunci când cheltuielile similare sunt dublate. S-ar putea ca o companie să fi contractat două linii de internet simultane de la furnizori diferiți. În acest scenariu, ar trebui să luăm în considerare eliminarea unuia dintre cei doi furnizori și păstrarea celui care ne oferă același serviciu la cel mai mic preț.
Etape ale bugetării bazate pe zero
În timpul pregătirii bugetului bazat pe zero, trebuie parcurși o serie de pași, astfel încât rezultatul să fie ceea ce ne așteptăm cu adevărat. Se așteaptă ca acest buget să transforme compania în general. Acest lucru, deoarece redistribuirea cheltuielilor ar afecta toate nivelurile și departamentele acestei.
Apoi, procesul de realizare a unui buget bazat pe zero se va face astfel:
În acest fel, pe baza acestor cinci etape, se poate face o schimbare la toate nivelurile organizației într-un mod practic cuprinzător.
- Stabilirea unui obiectiv principal: Este vorba despre a fi clar înainte de a începe să dezvoltăm activitatea că bugetul bazat pe zero presupune ceea ce dorim să realizăm sau să îmbunătățim în compania noastră. Un exemplu apare atunci când obiectivul este de a reduce cheltuielile pentru a compensa o anumită fază scăzută a venitului companiei. Acest lucru se întâmplă dacă compania deține o afacere care funcționează mai bine în anumite anotimpuri ale anului. Un bun exemplu în acest sens sunt parcurile tematice vara și iarna.
- Definiția nivelurilor de decizie: Această fază este însărcinată cu definirea nivelurilor de control stabilite între diferitele linii de comandă ale companiei. Pentru aceasta, lucrul optim este să ai câteva linii, dar cu o mare fluență a comunicării și o prezență în care aproape toate nivelurile se pot simți identificate. Un exemplu este cazul marii companii care este împărțită într-o multitudine de departamente. Pentru a exista o bună comunicare între ei și pentru a se deplasa spre aceeași direcție, comenzile departamentelor împreună cu comenzile generale ale companiei trebuie să fie bine definite. Astfel, problemele care pot exista în diferite departamente, de exemplu, ar putea fi identificate și analizate.
- Dezvoltarea strategiilor de decizie: Pe baza unuia sau mai multor obiective definite și niveluri de decizie eficiente, vom continua să implementăm strategia care ne permite să îndeplinim obiectivele la toate nivelurile. Un exemplu îl reprezintă obiectivele minime stabilite în contractele de muncă care remunerează în mod variabil în funcție de produsele sau serviciile vândute.
- Executarea strategiilor: Aici începe strategia dezvoltată la toate nivelurile organizației pentru atingerea obiectivelor stabilite. În această fază, obiectivele și noua realitate a companiei sunt puse la încercare și se fac anumite modificări pentru a îmbunătăți procesul. Unele cazuri care pot servi drept exemplu sunt atunci când un management mediu consideră că obiectivele sunt superioare sau sub capacitățile personalului său responsabil. În consecință, sarcina minimă care trebuie atinsă va fi redusă sau crescută.
- Revizuirea procesului: În această etapă finală a procesului, se verifică dacă obiectivele, termenele limită și modul în care strategia a fost dezvoltată sunt îndeplinite. Cu aceasta vor să identifice, de exemplu, vicii care pot apărea. Un caz oarecum frecvent este cel al acumulării anumitor cheltuieli generale fără a identifica utilitatea sau destinația lor specifică. Putând, în acest fel, să fie tratat de la achiziționarea de cafea pentru angajați, până la folii pentru birou. Definirea acestor cheltuieli ne permite să analizăm nevoile companiei și modul în care procesul ar putea fi îmbunătățit.
Astfel, deși procesul are cinci etape și fiecare dintre ele necesită precedentul care îl precedă, în funcție de modelul de afaceri și de necesitatea acestuia, acesta ar putea fi adaptat cu și mai multe etape.
Avantajele și dezavantajele bugetării zero
Având în vedere că bugetul bazat pe zero necesită multă muncă și afectează modul în care se fac lucrurile în companie, următoarele vor expune punctele tari și punctele slabe pe care le poate implica implementarea și implementarea acestuia:
Având în vedere că avantajele depășesc dezavantajele doar prin efectuarea corectă a procesului, este profitabil la toate nivelurile să se adopte un buget bazat pe zero.
Cu alte cuvinte, prin finalizarea cu succes a fiecărei etape a procesului, compania trece de la a fi într-o situație de o anumită ineficiență și incertitudine, la determinarea anumitor obiective, un buget restrâns și o realocare a resurselor. Acest lucru va face compania mai durabilă din punct de vedere economic.
Exemple de bugetare bazate pe zero
Situațiile în care realizarea unui buget bazat pe zero a condus la identificarea anumitor dezechilibre sau probleme într-o companie vor fi explicate mai jos:
- Duplicarea cheltuielilor: Identificați cheltuielile duplicat, adică acestea oferă același serviciu și o singură companie care le oferă este utilă pentru noi. Exemple sunt telefonia, abonamentele la software similar, achiziționarea de produse de aceeași natură etc.
- Identificarea cheltuielilor inutile sau inutile: În timpul procesului de buget bazat pe zero, putem găsi elemente de cheltuieli care nu au niciun sens. Exemple sunt cheltuielile cu indemnizațiile pentru angajați fără ca aceștia să călătorească oriunde.
- Prognoza cheltuielilor: Încercăm să cheltuim în funcție de nevoile companiei, fără excese. Acest lucru se întâmplă, de exemplu, în întreprinderile sezoniere care trebuie să adapteze alocarea resurselor în funcție de perioada de vară. Un exemplu este că pentru un restaurant, achiziția de înghețată se va face într-o măsură mai mare vara decât iarna.
- Alocarea cheltuielilor în funcție de rapoarte: Deși toate departamentele pot avea propria alocare specifică, departamentul care are cel mai mare ROI în ceea ce este investit pe acesta, va fi cel mai profitabil pentru a crește investițiile în acesta. Un departament care se bazează foarte mult pe acest tip de viziune este departamentul de marketing.
Acestea sunt câteva dintre situațiile care pot fi găsite în companii. În funcție de sector, dimensiune și modelul de afaceri al organizației, unul sau alte puncte de îmbunătățire sau rectificare vor tinde să fie găsite în timpul pregătirii bugetului bazat pe zero.
Costuri implicite