Personalul administrativ este personalul angajat într-o companie, care se ocupă de administrarea respectivei companii. Astfel, sarcinile sale includ cele de ordonare, organizare și aranjare a diferitelor probleme care sunt sub responsabilitatea sa.
Personalul administrativ, prin urmare, este acea persoană care se dedică gestionării zilnice a companiei și a tuturor activităților pe care aceasta le presupune.
De regulă, aceștia raportează direct conducerii generale sau secundare, în funcție de activitatea lor.
Sarcinile principale ale personalului administrativ
Sarcinile personalului administrativ sunt diverse, dar ne vom concentra pe unele dintre cele mai relevante.
- Toate cele legate de managementul zilnic: Documentele documentelor, pregătirea rapoartelor sau a notelor contabile.
- Suport de administrare: În acest caz putem include toate activitățile necesare pentru a ajuta conducerea în munca lor de zi cu zi. De exemplu, pregătirea documentelor.
- Atenția publicului: De asemenea, tind să îndeplinească sarcini ale clienților sau ale serviciului public. De la cel față în față și personalizat, la cel realizat prin e-mail sau platforme digitale.
- Coordonarea cu alte departamente: Personalul administrativ are tendința de a interacționa interdepartamental, astfel încât toată lumea să fie scufundată într-un proces care implică întreaga organizație.
Selectarea și instruirea personalului administrativ
Odată ce suntem clari cu privire la concept și la diferitele obligații ale personalului administrativ, este timpul să îl selectăm și, acolo unde este cazul, să îl instruim.
Selectia
În ceea ce privește procesul de selecție, trebuie luate în considerare următoarele puncte:
- În primul rând, este necesar să se stabilească clar procesele de selecție, calificările minime și alte cerințe pentru a accesa postul.
- Odată ce acest pas a fost realizat, candidații sunt selectați. Este convenabil să efectuați teste obiective, cum ar fi examene, și subiective, de exemplu, interviuri personale.
- Din acest moment, odată ce persoana potrivită a fost aleasă, ar trebui indicat clar care vor fi responsabilitățile lor. În plus, trebuie să știți cine sunt șefii voștri imediați și procedurile de depunere a reclamațiilor sau sugestiilor.
Formatia
În ceea ce privește instruirea, trebuie luate în considerare următoarele:
- În majoritatea cazurilor, este necesară o anumită calificare prealabilă, cum ar fi ciclurile de formare profesională sau diplomele universitare.
- Pe de altă parte, formarea complementară la locul de muncă este esențială. Personalul trebuie să fie instruit în competențe specifice legate de poziția sa.
- Din acest motiv, pregătirea prealabilă trebuie combinată cu cea care este direct legată de activitățile care urmează să fie desfășurate. Primul este baza pe care este dezvoltat al doilea.
Exemplu de personal administrativ
Pentru a termina, să analizăm câteva exemple din diferite tipuri de organizații.
- Personalul care se ocupă de atenția publicului într-un consiliu municipal, o administrație regională sau de stat.
- Acei operatori care lucrează efectuând sondaje.
- Oamenii care deservesc clienții dintr-o companie de telefonie.
- Sprijin administrativ într-un departament financiar.
- Casier la bancă.
