Un ordin de cumpărare, numit și ordin de cumpărare, este un document prin care cumpărătorul solicită bunuri de la vânzător.
În acest fel, ceea ce facem este să ne documentăm nevoile de produs. De obicei, este să trimiteți acest document furnizorului, astfel încât acesta să poată furniza comanda respectivă. A fi capabil să o faceți fizic sau virtual (e-mail sau site web). Obiectivul este să poți contrasta ulterior bonul de livrare cu această comandă și să notezi eventualele incidente, precum și să ai condițiile respectivei comenzi în scris.
Procesul dintr-o comandă de cumpărare
Mai întâi trebuie să aflați nevoile pe care le avem. Odată ce furnizorul corespunzător a fost ales, comanda este emisă. Vânzătorul primește originalul și cumpărătorul păstrează o copie. Vânzătorul servește comanda și atașează o notă de livrare care este comparată cu aceasta. Dacă există ceva care nu este furnizat, acesta rămâne în așteptare.
Acest document este util pentru ambele părți. Cumpărătorul poate controla tipul sau suma cheltuielilor și poate face o prognoză a plăților. Vânzătorul își poate organiza diferitele comenzi și poate face o estimare a taxelor. În ambele cazuri, programele de management și chiar o foaie de calcul sunt utile. Pe de altă parte, în scopuri legale, odată acceptată, angajează ambele părți la schimbul convenit.
Conține documentul
În mod normal, acestea sunt de obicei aceleași date solicitate pe un bon de livrare, doar că expresia „Comandă comandă” sau similar va apărea pe antet. Le prezentăm mai jos:
- Detalii despre cumpărător și vânzător. Numărul de identificare fiscală al fiecărei țări este foarte important. De asemenea, adresa fiscală.
- Data și locul emiterii comenzii. Primul este esențial, în special pentru a controla timpul necesar furnizorului nostru pentru a-l furniza. În acest fel, putem evita pauzele de stoc.
- Numele și referința produsului. Sunt incluse și cantitatea comandată, prețul și eventualele reduceri, promoții sau bonusuri.
- Metoda de plată aleasă, precum și termenii și sumele de plătit, dacă este cazul. Acest punct este important pentru a gestiona corect trezoreria.
- Cost total, eventuale cheltuieli de transport, asigurare sau similare și, ca parte esențială, semnătura autorizată.
- Data și modul de livrare. În acest moment, la livrare, un bon de livrare va fi trimis clientului pentru a semna, care de obicei este atașat la comandă. De asemenea, trebuie menționate eventualele incidente sau ceea ce nu a fost furnizat.
Adevărul este că aceste cerințe stricte sunt uneori relaxate, în funcție de relația comercială și de încredere. În multe cazuri, comenzile se fac verbal sau telefonic. Poate fi solicitat chiar prin e-mail, dar fără un document de comandă. Chiar și așa, este convenabil să dețineți întotdeauna controlul acestor comenzi.
Un exemplu de document de comandă
Să vedem un exemplu despre ceea ce ar putea fi un document de comandă. În acesta putem vedea toate datele necesare și posibilele reduceri și cheltuieli legate de furnizarea bunurilor menționate. De asemenea, spațiul rezervat pentru incidente și pentru semnătura persoanei care primește marfa.
Notă: Datele furnizate mai sus sunt date fabricate.