Proces administrativ - Ce este, definiție și concept

Procesul administrativ este un set de etape (planificare, organizare, direcție și control) al căror scop este atingerea obiectivelor unei companii sau organizații în cel mai eficient mod posibil.

În cuvinte și mai simple, procesul administrativ este alcătuit dintr-o serie de etape care ne vor ajuta să atingem obiectivele propuse. Procesul administrativ este continuu. Nu este vorba de a face fiecare etapă și totul se termină acolo. Când un ciclu se termină, acesta trece la următorul. Este utilizat în mod obișnuit pentru obiectivul general al companiei, obiective particulare sau chiar pentru proiecte minore.

Henri Fayol, a fost creatorul procesului administrativ. Din el emană cele 4 etape care alcătuiesc procesul administrativ:

• A plănui.
• Organiza.
• Conduce.
• Control.

Pentru Fayol, aceste patru etape au fost esențiale pentru un bun management managerial. Fiecare echipă de management trebuie să le stăpânească și să le ia în considerare pentru orice proiect. Cu toate acestea, Fayol nu a fost niciodată extrem în ideile sale și puteți citi în lucrarea sa cum a lăsat loc flexibilității și adaptării. Astfel, adepții teoriei clasice a administrației au finalizat, îmbunătățit și adaptând procesul administrativ la diferitele tipuri de companii care s-au născut în ultimele decenii.

Originea procesului administrativ

Originea procesului administrativ îi datorăm lui Henry Fayol. În jurul anului 1916, după 50 de ani ca manager al unei companii miniere, Fayol și-a publicat cartea „Administration Industrielle et Générale”. În spaniolă ar fi ceva similar cu „Administrația industrială și generală”.

În această carte a dezvoltat, pe baza experienței sale, întreaga sa teorie. Fayol a subliniat în munca sa diferitele niveluri de management, funcțiile administrative și o listă de principii pentru a gestiona corect.

Cu toate acestea, merită menționat faptul că cele mai recunoscute dintre toate lucrările sale sunt principiile sale. Mai exact 14 principii pentru o administrare adecvată.

Caracteristicile procesului administrativ

Un proces administrativ are o multitudine de caracteristici și particularități în funcție de compania care îl dezvoltă, menționăm cele mai frecvente:

• Se compune din patru etape interdependente.
• Trebuie să surprindă toate obiectivele care trebuie atinse cu el.
• Toți acei lucrători care vor face parte din proces trebuie să fie informați despre acest lucru.
• Obiectivul său este de a crea o foaie de parcurs pentru a optimiza cât mai mult posibil fiecare dintre acțiunile incluse în procesul administrativ.
• Poate fi folosit de orice companie, indiferent de caracteristicile sale.
• Se efectuează cu un orizont de timp stipulat anterior. În acest fel, oferă o oarecare flexibilitate pentru a fi adaptat la circumstanțe.

Etapele procesului administrativ

În definiție, am spus că procesul administrativ este alcătuit dintr-o serie de etape: planificare, organizare, direcție și control. În această secțiune le vom dezvolta și explica. Desigur, în primul rând, este convenabil să știm cum sunt separate aceste două faze:

• Faza mecanică: Faza mecanică este alcătuită din planificare și organizare. Am putea spune că este o parte statică a procesului.
• Faza dinamică: Faza dinamică, la rândul ei, este alcătuită din direcție și control. În acest sens, cuvântul dinamică se referă la mișcare.

Adică, odată ce ne-am planificat și organizat, trebuie să executăm și să ne apucăm de treabă.

În orice caz, mai important decât a face distincția între mecanic și dinamic este să cunoașteți diferitele etape care îl compun:

1. Planificare: Încercați să programați sarcinile care trebuie îndeplinite și să rezolvați întrebările pertinente care vor fi executate ulterior.
2. Organizare: Ideea este de a vedea cine va fi responsabil de fiecare sarcină, în ce ordine și ce structură va avea proiectul în execuția sa.
3. Direcţie: Conducerea nu este doar însărcinată cu trimiterea, ci și cu ajutorul, sprijinul și intervenția în orice conflict care apare în atingerea obiectivelor.
4. Control: Controlul se bazează pe monitorizarea unor valori fiabile care vă permit să monitorizați că vor fi atinse cele mai mari obiective.

Vedeți în detaliu etapele procesului administrativ

Importanța procesului administrativ

Procesul administrativ joacă un rol fundamental în managementul unei companii. Presupune foaia de parcurs de urmat într-o anumită perioadă, pentru a atinge obiectivele stabilite de conducere.

În acest fel, urmărirea tuturor etapelor stabilite în cadrul procesului administrativ va permite organizației să își sporească gradul de eficiență atunci când vine vorba de atingerea obiectivelor propuse. Acest proces va însemna o reducere a numărului de resurse consumate. Din acest motiv, acele resurse economisite pot fi utilizate pentru alte acțiuni care sunt benefice pentru companie.

Printre avantajele pe care le putem evidenția procesului administrativ subliniem următoarele:

• Permite companiei să aibă planificare viitoare în orice moment.
• Vor fi stipulate acțiunile care trebuie întreprinse în fiecare dintre scenariile posibile.
• Stabilește clar obiectivele pe care o anumită companie le are pe termen scurt, mediu și / sau lung.
• Resursele sunt optimizate la maximum
• Evitați cheltuielile inutile care nu au fost luate în considerare anterior.
• Poate duce la creșterea productivității, deoarece îmbunătățește coordonarea între membrii echipei.

În cele din urmă, trebuie remarcat faptul că un proces administrativ perfect conceput va împiedica apariția unor evenimente care rupe schemele managerilor. În consecință, numărul de măsuri improvizate care pot duce la decizii care sunt în detrimentul funcționării companiei va fi redus.

Exemplu de proces administrativ

De exemplu, să presupunem că suntem alpiniști. Scopul nostru este să atingem vârful celor mai înalți cinci munți din lume. Obiectivul este clar, dar avem nevoie de un proces pentru a ne atinge obiectivele cât mai sigur posibil. Adică fără a ne pune în pericol sănătatea.

Prin urmare, vom avea nevoie de un proces pentru a ne atinge obiectivul final: atingerea celor cinci vârfuri. Deși fiecare vârf este diferit, la rândul său, vom urma o serie de etape pentru a atinge fiecare vârf (obiective intermediare). Numim această serie de etape, care sunt comune în realizarea obiectivelor, procesul administrativ.

În acest sens, orice companie sau organizație care intenționează să atingă obiective trebuie să aplice un proces administrativ. Fără procesul administrativ, este foarte dificil să se atingă obiectivele propuse. Aproape imposibil. Vă puteți imagina că urcați pe Everest fără să aveți nimic planificat, fără să vă antrenați și totul scăpat de sub control? Același lucru se întâmplă și în afaceri.