Analiza proceselor este o metodologie care descrie diferiții pași care alcătuiesc un proces.
Este important de reținut că analiza fiecărui pas din proces este esențială deoarece unii dintre ei adaugă valoare, iar alții produc doar deșeuri. Analiza permite identificarea acelor etape care sunt negative pentru funcționarea companiei. Ceea ce se caută atunci când se efectuează o analiză a procesului este reducerea sau eliminarea etapelor care produc deșeuri.
Pe de altă parte, cunoașterea și înțelegerea modului în care funcționează procesele ajută la îmbunătățirea și asigurarea competitivității companiei. Acest lucru, deoarece permite examinarea generală a modului în care funcționează procesele și pot fi obținute chiar și date numerice. Aceste date furnizează indicatori ai timpului necesar procesului, cantitatea de deșeuri, numărul de persoane implicate și costul necesar.
În cele din urmă, ceea ce se caută atunci când se efectuează o analiză a procesului este separarea etapelor care alcătuiesc procesele. Apoi, studiați fiecare pas separat, pentru a determina în cele din urmă dacă funcționează corect sau, dacă nu, căutați modalități de a le îmbunătăți.
Concepte importante în analiza proceselor
În primul rând, cele mai semnificative concepte de stăpânit pentru a înțelege mai bine o analiză de proces sunt:
Ce este un proces?
Un proces este un set de pași sau activități legate de scopul obținerii unui anumit rezultat. Fiecare proces implică o serie de intrări, care sunt transformate pentru a obține ieșiri. Ieșirile corespund rezultatului final sau așteptat.
Ce este analiza?
Acum, analiza este o metodă care constă în identificarea componentelor care alcătuiesc un întreg sau o unitate. Apoi procedăm la separarea fiecărei componente. Fiecare componentă trebuie examinată în detaliu pentru a-i cunoaște caracteristicile, natura și modul în care funcționează.
Pași pentru dezvoltarea unei analize de proces
Pașii principali pentru efectuarea unei analize de proces sunt următorii:
1. Identificarea proceselor
Pentru a începe efectuarea unei analize de proces, trebuie mai întâi să identificați procesele care cauzează o problemă. Acest lucru, pentru a le îmbunătăți. Procesele care trebuie îmbunătățite vor fi cele care nu îndeplinesc obiectivele stabilite.
2. Numiți echipa de lucru
După identificarea proceselor de îmbunătățit, următorul pas este desemnarea grupului de persoane care ar trebui să le revizuiască și să le analizeze. Cel mai potrivit lucru va fi să alegi acele persoane care știu despre procese sau sunt înrudite cu acestea.
Echipa de lucru trebuie să fie formată din:
- O persoană care preia rolul de lider al echipei.
- Un executiv al companiei care are capacitate decizională.
- Un grup de lucrători familiarizați cu procesul.
- Muncitori din alte departamente care doresc să monitorizeze îndeaproape îmbunătățirile.
3. Creați o diagramă de proces
Apoi, este întocmită o diagramă de proces. Această diagramă facilitează vizualizarea grafică a procesului de îmbunătățit. Diagrama vă permite să înțelegeți procesul într-un mod simplu și să responsabilizați fiecare membru al echipei pentru sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească. În acest pas, este convenabil să definiți datele de început și de sfârșit ale analizei procesului.
4. Cunoașteți situația actuală a procesului
Acest pas vă permite să știți cum se dezvoltă un proces. Ulterior, trebuie căutat modul optim de implementare a acestuia, astfel încât să se obțină rezultate mai bune. Pentru a realiza o îmbunătățire a procesului, este important să cunoaștem opiniile lucrătorilor implicați. De asemenea, este necesar să se revizuiască datele numerice ale eficienței procesului, care este obiectivul final al procesului și obstacolele care ar putea să îl afecteze.
5. Determinați aspectele pentru îmbunătățire
După ce cunoașteți performanța actuală a procesului, este important să stabiliți care sunt aspectele care trebuie îmbunătățite. Aspectele care trebuie îmbunătățite trebuie corelate cu obiectivele așteptate ale procesului.
6. Reproiectați procesul îmbunătățit
În cele din urmă, după efectuarea tuturor pașilor anteriori, noul proces îmbunătățit este reproiectat. Această reproiectare poate fi realizată cu toate informațiile care au fost obținute pe parcursul pașilor menționați anterior. Proiectarea noului proces ar trebui să se concentreze pe atingerea obiectivelor. Dacă obiectivele așteptate sunt atinse, analiza este reușită și compania va funcționa mai eficient.
Avantajele efectuării unei analize a procesului
Fără îndoială, obiectivul efectuării unei analize a procesului nu este doar colectarea de date și informații. Important este că datele și informațiile obținute pot fi utilizate pentru a face îmbunătățirile corespunzătoare și necesare în procese. Altfel, ai pierde doar timp, efort și resurse.
Beneficiile care pot fi obținute prin utilizarea acestei metodologii sunt:
- Îmbunătățiți calitatea proceselor.
- Creșteți eficiența companiei.
- Reduceți costurile proceselor implementate.
- Simplificați munca și activitățile.
- Faceți munca în general mai eficientă și mai sigură.
Tipuri de analize de proces
Cele mai importante două tipuri de analize de proces sunt:
- Analiza sarcinii procesului: În analiza sarcinilor de proces, accentul principal îl reprezintă activitățile și sarcinile pe care oamenii le îndeplinesc. Prin urmare, cel mai important lucru din această analiză sunt oamenii sau ceea ce fac.
- Analiza produselor de proces: Analiza produsului se concentrează pe ceea ce se poate face unui obiect. Cel mai important lucru este obiectul sau ce i se poate face.
Desigur, în analiză puteți găsi ordinea pașilor întregului proces. Acești pași și ordinea lor corespunzătoare pot fi reprezentate grafic folosind o simbolologie specifică.
Foaie de lucru pentru analiza proceselor
În general, pentru a efectua o analiză a procesului, puteți utiliza o foaie simplă care trebuie să aibă următoarele coloane:
- Număr: Aici se notează numărul corespunzător fiecărei etape a procesului, conform ordinii solicitate.
- Pași: Coloana de pași este utilizată pentru a înregistra și descrie fiecare dintre pașii care trebuie urmați într-un proces.
- Curgere: Simbologia utilizată pentru a vizualiza fluxul procesului este plasată în coloana fluxului.
- Vreme: O unitate adecvată de măsurare a timpului este utilizată în această coloană pentru a înregistra performanța fiecărui pas.
- Simboluri grafice: În această secțiune, ordinea corectă a fiecărui pas de proces este reprezentată de simboluri.
Foaia de lucru pentru analiza procesului va fi reprezentată după cum urmează:
Pentru a încheia, încheiem spunând că analiza proceselor este o metodologie foarte utilă pentru orice companie, deoarece atunci când se efectuează o analiză adecvată a procesului, este foarte ușor să identificăm și să evaluăm toți pașii care pot fi îmbunătățiți în procesele care prezintă unele tip de problemă. În plus, ajută la luarea deciziilor pentru implementarea reproiectării proceselor care trebuie îmbunătățite, astfel încât obiectivele să poată fi atinse.