Controlul intern este o procedură care face parte din controlul resurselor și activelor unei companii și servește pentru a ține evidența activității și trasabilității acesteia.
Pe măsură ce companiile cresc, devine din ce în ce mai dificil să țineți evidența a ceea ce se întâmplă cu resursele, activele, instrumentele și oamenii.
Acesta este motivul pentru care a devenit necesar să se stabilească un mecanism care să permită înregistrarea utilizării acestor resurse, precum și a activităților.
Exemple de control intern în resurse financiare și active
Unele utilizări ale controlului intern aplicabile mărfurilor sunt verificările de intrare și ieșire ale vehiculelor deținute de companie. Aceasta controlează activitatea vehiculului, uzura, consumul de combustibil și persoana responsabilă de aceasta.
Atunci când se ocupă de vehiculele companiei, șoferii trebuie să poarte un jurnal unde sunt înregistrate începutul și sfârșitul călătoriei, împreună cu orele fiecărei etape.
Un alt exemplu este controlul stocurilor de materiale din depozit. Sistemele FIFO și LIFO necesită în mod necesar o verificare a controlului intern pentru a cunoaște datele și tipurile de material sau inventar. Este o intrare contabilă, care ar putea fi utilizată și pentru deprecierea bunurilor.
În ceea ce privește resursele financiare, se efectuează un control intern înainte de executarea unei cheltuieli, de exemplu, în GAV (cheltuieli administrative și de vânzare) care sunt derivate din sarcinile acestor funcții. Cu toate acestea, trebuie controlat astfel încât să nu depășească ceea ce este necesar pentru această execuție în perioada respectivă.
De exemplu, dacă pentru o lună de vânzări este necesar să cumpărați coli de hârtie, creioane și cerneală pentru imprimantă, controlul intern ar trebui să aibă o estimare a cheltuielilor lunare și să verifice acest lucru în fiecare lună, pentru a proteja acea marjă de cheltuieli.
Backup-uri de control intern
La fel cum se face o înregistrare instantanee a resurselor și activităților, este important să o arhivați pentru a genera un fișier cu privire la fiecare element controlat.
Există diferite programe de control intern pe care companiile le pot angaja sau o foaie de calcul Microsoft Excel este suficientă, dacă este comandată.
Pentru a evita pierderile, puteți cumpăra un cloud de stocare virtual și puteți încărca aceste fișiere acolo pentru a evita pierderea lor.
Dacă aveți și suport de hârtie cu semnături de responsabilitate, este convenabil să digitizați aceste documente. De exemplu, prin scaner și golirea ulterioară în folderele digitale.
Șefii de control intern
Persoanele responsabile pentru acțiunile de control intern trebuie să fie ordonate, organizate și capabile să lucreze în scenarii cu cerere ridicată, deoarece, de exemplu, ar putea avea controlul asupra multor elemente în același timp: controlul financiar al cheltuielilor, controlul stocurilor, controlul utilizarea activelor companiei și controlul intrării și ieșirii persoanelor.
Dacă ceva nu reușește în acest proces de înregistrare, ar putea exista abateri în realitatea operațională și capitalul companiei, în ceea ce privește activele sale. Din acest motiv, controlul intern trebuie să facă parte dintr-un sistem de operațiuni ordonat și înlănțuit.
Controlul intern oferă suport valoros managementului operațional al organizației, asigurând procese de trasabilitate transparente și sigure.
Prin urmare, importanța sa constă în faptul că companiile, indiferent de structura și dimensiunea lor, implementează un sistem de control intern, pentru a ține o evidență mai bună a activelor lor și pentru a putea diagnostica unde există abateri logistice, pentru a putea continua îmbunătățirea proceselor din lanțul său valoric.