Un administrator este persoana care se ocupă de îndeplinirea sarcinii administrative prin intermediul planificării, organizării, direcționării și controlului tuturor sarcinilor din cadrul unui grup social sau al unei organizații pentru a atinge obiectivele prin utilizarea eficientă a resurselor.
Cu toate acestea, managerul este persoana care comandă grupul care conduce, coordonând utilizarea resurselor și sarcinilor rare în cadrul unei organizații pentru a obține cele mai bune rezultate de performanță.
Fără îndoială, administratorul joacă un rol foarte important în cadrul unui grup sau organizație, deoarece modul în care gestionează resursele și sarcinile va fi decisiv pentru atingerea obiectivelor propuse. Sarcina administratorului are un impact mare asupra performanței și performanței instituțiilor de orice fel.
În plus, administratorul trebuie să utilizeze eficient și adecvat toate resursele umane, tehnice, financiare, cognitive și materiale disponibile într-o organizație; pentru a obține cele mai multe beneficii.
Prin urmare, un administrator trebuie să posede anumite calități pentru a-și putea îndeplini corect funcția, trebuie să aibă o atitudine de conducere, să aibă cunoștințe și experiență despre ceea ce face. În plus, este importantă și capacitatea de a decide să acționeze cu precizie și imediat când este cazul.
Abilități pe care trebuie să le dețină un administrator
Persoanele care îndeplinesc sarcina dificilă de administrare trebuie să aibă următoarele abilități pentru a-și face treaba corect.
1. Aptitudini umane
Deoarece abilitățile umane au legătură cu abilitatea pe care trebuie să o aibă administratorul pentru a putea lucra cu alți oameni, de aceea este necesar ca aceștia să aibă abilitatea de a asculta, de a arăta respect față de ceilalți, de a avea puterea de autocontrol, de a înțelege , empatic, tolerant, elocvent și să fie un bun motivator pentru a putea oferi feedback în timp util. El trebuie să fie un lider excelent, deoarece rezultatul muncii altora va depinde de asta.
2. Abilități tehnice
Pe de altă parte, administratorul trebuie să dețină cunoștințele și stăpânirea tehnicilor care îl ajută să-și execute și să își desfășoare activitatea în cel mai eficient mod posibil. Acest lucru vă oferă cunoștințe specifice referitoare la proceduri și munca care trebuie efectuată.
3. Abilități conceptuale
Aceste abilități îl ajută pe administrator să înțeleagă comportamentul oamenilor și toate dificultățile organizației. Toate acestea contribuie la posibilitatea de a vizualiza organizația ca o unitate, cunoscând toate funcțiile care trebuie îndeplinite și cum se completează reciproc.
Oricum, abilitățile conceptuale sunt legate de idei, gânduri și raționamente aplicate pentru a găsi soluții sau pentru a diagnostica o situație.
4. Abilități politice
Pe de altă parte, abilitățile politice sunt esențiale pentru a-și putea asuma poziția de conducere, care servește la promovarea ideilor lor și a putea influența pe ceilalți. Acest lucru vă permite să obțineți performanțe ridicate, să fiți bine evaluați și să urcați în poziții, precum și promoții.
Poziții care trebuie îndeplinite de un administrator
Având în vedere importanța muncii pe care o desfășoară un administrator, aceștia trebuie să ocupe următoarele poziții:
1. Poziția de lider
Mai presus de toate, administratorul trebuie să fie un lider, deoarece administratorul trebuie să mențină o relație cu personalul organizației în toate funcțiile sale, întrucât în cadrul responsabilităților sale trebuie să angajeze, să instruiască, să disciplineze și să motiveze angajații. În același mod, servește ca o legătură între diferitele poziții deținute în cadrul organizației.
2. Poziția reporterului
De asemenea, administratorul trebuie să știe cum funcționează organizația sa și celelalte organizații din mediul său. Adică, administratorul este canalul utilizat pentru a realiza transmiterea informațiilor către toți oamenii care fac parte din organizație. De asemenea, puteți acționa ca purtător de cuvânt între organizație și alte persoane din afara organizației.
3. Poziția agentului decizional
În plus, administratorul este responsabil pentru luarea celor mai importante decizii din cadrul organizației și acțiunile care trebuie întreprinse vor depinde de acestea.
Deciziile pot fi:
- Deciziile antreprenoriale: În general, sunt luate atunci când se caută să proiecteze și să lanseze un nou proiect.
- Decizii în gestionarea dificultăților: Când există o dificultate, probleme sau modificări. Trebuie căutat controlul imediat înainte ca acesta să se transforme într-o criză.
- Decizii privind alocarea resurselor: Sunt decizii foarte importante, deoarece fiecare organizație lucrează cu resurse rare și, prin urmare, este esențial să se decidă, deoarece toate resursele au utilizări alternative.
- Decizii de negociere: Ele apar atunci când există diferențe și este vorba despre ajungerea la un acord, deci deciziile administratorului sunt fundamentale.
Funcții de administrator
Principalele funcții care trebuie îndeplinite de administrator sunt:
1. Planificare
În ceea ce privește planificarea, această funcție urmărește, în esență, să determine în prealabil ce tip de direcție urmează să fie urmată pentru a atinge obiectivele propuse în cel mai eficient mod. În acest rol, administratorul dobândește o viziune asupra viitorului, determinând realizarea obiectivelor așteptate, alegând un curs de acțiune.
2. Organizare
În ceea ce privește această funcție, se face organigrama, se stabilesc responsabilitățile și obligațiile fiecărei persoane care face parte din grup; precum și modul în care vor fi realizate sarcinile și secvența de urmat.
Adică, funcțiile pe care trebuie să le îndeplinească fiecare persoană sunt atribuite, deoarece aceste sarcini sunt necesare pentru atingerea obiectivelor și din acest motiv sunt atribuite celor mai bine pregătiți oameni pentru a le îndeplini, împărțindu-le în mod corespunzător, coordonând activitățile corect și, desigur, furnizând resursele necesare.
3. Adresă
În realitate, această funcție se realizează prin influența pe care administratorul o provoacă asupra tuturor oamenilor pentru a atinge obiectivele. În acest rol, este foarte important să exercitați abilități de conducere pentru a convinge oamenii să coopereze și astfel să atingă obiective, prin comunicare și motivație adecvată.
4. Executarea și controlul
La rândul său, execuția implică punerea în practică a tot ceea ce a fost planificat și organizat, de aceea este necesar să se motiveze oamenii să desfășoare activitățile care le corespund. Pe de altă parte, controlul permite măsurarea performanței pe baza obiectivelor propuse, astfel încât să poată fi luate măsuri corective dacă este necesar.
Controlul verifică dacă activitățile care sunt date într-un mod real coincid cu activitățile planificate, apoi se face compararea măsurării rezultatelor obținute cu cele planificate.
În concluzie, putem afirma că un administrator este o piesă foarte importantă în cadrul oricărei organizații, deoarece munca sa este decisivă pentru a putea atinge obiectivele unei organizații, deoarece administratorul este cel care devine responsabil pentru îndeplinirea funcțiilor de planificare, organizarea, direcția și controlul tuturor resurselor din cadrul instituției.