Managementul achizițiilor este achiziționarea de bunuri și servicii de către o companie pentru a-i asigura procesul de producție.
Trebuie remarcat faptul că gestionarea achizițiilor este un proces destul de complex pentru o companie. Înainte de a face o gestionare a achizițiilor, este necesar să studiați piața în căutarea celor mai buni furnizori. Pentru aceasta, este necesar să se cunoască condițiile de calitate și preț ale bunurilor și serviciilor care urmează să fie achiziționate.
Apoi se desfășoară procesul de negociere și se urmează procedurile corespunzătoare pentru gestionarea achizițiilor. Gestionarea achizițiilor unei companii este decisivă pentru a obține un rezultat final de succes.
Procesul de management al achizițiilor
Cele mai importante întrebări la care trebuie să răspundem în procesul de gestionare a achizițiilor sunt:
1. Când să cumpărați?
Fără îndoială, pentru a ști când să cumperi, trebuie mai întâi să faci un studiu prealabil al pieței. Deoarece acest lucru ne oferă informații despre bunurile și serviciile pe care furnizorii le oferă pe piață. Cu aceste informații, compania anticipează cerințele și nevoile companiei. Deoarece atunci când sunt necesare bunuri și servicii, sursele de aprovizionare au fost deja identificate.
2. Ce să cumpăr?
Desigur, procesul de cumpărare este centralizat în departamentul de achiziții al unei companii. Cerințele de achiziție pentru zonele de producție, inventar și vânzări sunt adresate acestui departament. La primirea cerințelor, departamentul acordă prioritate celor mai iminente cerințe și încasează procedurile de gestionare a achizițiilor.
În general, decizia de a cumpăra este luată de comitetul de cumpărare al companiei. Acest comitet poate fi format din directori ai companiei. Decizia se ia pe baza celor mai importante nevoi pentru performanța companiei.
3. Cum se cumpără?
Pe de altă parte, modul de cumpărare este definit pe baza ofertelor primite. Toate propunerile de ofertă primite trebuie analizate și evaluate, pentru a alege cea mai bună propunere. Pentru ca decizia să fie mai eficientă, este recomandabil să preselectați ofertele. Astfel încât să rămână examinate doar acele propuneri care se potrivesc cel mai bine obiectivelor stabilite de companie.
4. Cât de mult să cumpărați?
De fapt, determinarea cantității de cumpărat are loc după procesul de negociere cu furnizorii. Acestea ar putea fi cantități minime și maxime de vânzare stabilite de furnizor. Prețurile, metodele de plată, serviciul de livrare și garanțiile pot fi negociate.
5. De unde să cumpăr?
La fel, acest lucru se decide după ce furnizorii au fost selectați. Pentru aceasta, furnizorii sunt contactați și sunt solicitate informații legate de condițiile economice și tehnice și de serviciile post-vânzare oferite. De asemenea, este convenabil să solicitați estimări, mostre și cataloage.
Avantajele unei gestionări eficiente a achizițiilor
Printre beneficiile unei bune gestionări a achizițiilor se numără:
1. Reducerea costurilor
În primul rând, o bună gestionare a achizițiilor poate salva compania de a suporta cheltuieli inutile. Prin urmare, departamentul de achiziții trebuie să fie format din personal instruit. Pentru ca buna sa gestionare să realizeze consolidarea relației cu furnizorii. Acest lucru va permite o mai bună negociere a prețurilor de achiziție și realizarea unor condiții de plată mai bune.
Bineînțeles, ei ar trebui să negocieze întotdeauna condiții mai bune în contracte, pentru a avea un flux de numerar mai mare, costuri mai mici și creșterea corespunzătoare a utilității companiei. În plus, ar trebui să evite efectuarea de achiziții urgente, deoarece totul ar trebui planificat anterior.
2. Îmbunătățirea calității aprovizionărilor și serviciilor
În al doilea rând, un bun management al achizițiilor ajută la identificarea celor mai buni furnizori, ceea ce duce la o îmbunătățire a calității și a prețului produsului final pe care compania îl vinde. De aceea, unele companii lucrează îndeaproape cu furnizorii lor pentru a-și îmbunătăți toate procesele, nu doar procesul de gestionare a achizițiilor.
Desigur, pentru ca o companie să ofere un bun și un serviciu de bună calitate și preț, trebuie să aibă aprovizionarea și mijloacele adecvate pentru a-l realiza. Soluții mai bune pot fi oferite și în situații critice.
3. Reduceți riscurile și garantați aprovizionarea
În al treilea rând, departamentul de achiziții trebuie să știe, printre bunurile și serviciile oferite pieței, care sunt decisive pentru supraviețuirea companiei. Prin urmare, trebuie să luați măsurile adecvate pentru a garanta lanțurile de aprovizionare care vă alimentează procesul de producție.
4. Competitivitate îmbunătățită
În cele din urmă, dacă departamentul de achiziții își îndeplinește sarcina în mod eficient, reușește să crească competitivitatea companiei. Deoarece buna sa gestionare realizează reducerea costurilor, dezvoltarea de noi produse și o mai mare satisfacție a clienților. Toate acestea, fără îndoială, măresc considerabil poziția competitivă a companiei.
Funcții departament achiziții
Printre cele mai importante funcții pe care departamentul de achiziții trebuie să le îndeplinească, găsim:
- Cercetează piața: Trebuie să investigați schimbările care apar pe piață. Cum ar fi modificările prețurilor, tendințele utilizate de concurență și apariția de noi produse.
- Sfătuiți clienții interni: Trebuie să aveți o comunicare strânsă cu celelalte departamente ale companiei pentru a oferi un produs de calitate. Recomandă clienților interni să ofere un produs sau un serviciu mai bun clienților externi.
- Selectați furnizorii: Trebuie să selectați cei mai buni furnizori pentru a putea aduce pe piață produse extrem de competitive. Furnizorii buni asigură prețuri mai bune, o calitate mai bună și timpi de livrare mai buni.
- Negocierea prețului și a calității: Negociați condițiile de calitate și preț, formele de plată și livrare, toate pentru a reduce costurile pentru companie
În cele din urmă, vom spune că gestionarea achizițiilor are un impact fundamental asupra livrării bunurilor și serviciilor pe care companiile le oferă pe piață. Managementul achizițiilor este responsabil pentru furnizarea tuturor livrărilor de care are nevoie compania pentru buna funcționare a acesteia. Adică trebuie să satisfacă nevoile clienților interni ai companiei, pentru a oferi o satisfacție mai mare clientului extern.