Matricea de prioritizare este un instrument care vă permite să comparați și să selectați între anumite probleme sau soluții prioritățile pentru a lua o decizie.
Cel mai important lucru despre această matrice este că ajută la selectarea unei opțiuni luând în considerare o listă de alternative pe baza anumitor criterii. Un criteriu este un parametru care este luat ca referință pentru a evalua prioritățile și pentru a putea lua o decizie consensuală. De asemenea, facilitează cea mai bună alocare a resurselor limitate care sunt posedate, astfel încât acestea să fie utilizate în conformitate cu prioritățile prezentate.
În plus, acest instrument este, de asemenea, cunoscut sub numele de diagramă de priorizare. Este folosit în special în domeniul calității. Este foarte util să alegeți o alternativă printre mai multe posibilități.
La ce se aplică o matrice de prioritizare?
O matrice de prioritizare se aplică la:
1. Identificați care vor fi criteriile de evaluare și evaluarea acestora
În primul rând, identificarea criteriilor și evaluarea lor este foarte importantă, deoarece ne permite să determinăm nivelul lor de importanță. Fără ele, procesul de prioritizare sau clasificare a criteriilor în ordinea importanței nu ar putea fi realizat.
Deoarece aceste criterii și evaluarea lor reflectă cât de importante sunt toate sarcinile care se așteaptă să fie îndeplinite. Neavând acești parametri, nu se poate face o clasificare corectă.
2. Clarificarea problemelor
În al doilea rând, clarificarea problemelor este esențială, deoarece în majoritatea cazurilor problemele nu pot fi înțelese cu transparența necesară. Doar atunci când problemele sunt înțelese li se poate oferi cea mai bună soluție.
3. Analiza soluției
În al treilea rând, trebuie propuse soluții alternative pentru probleme. Matricea de stabilire a priorităților face posibilă propunerea de soluții și propunerea unui plan. Planul determină modul în care soluția va fi implementată.
4. Găsirea oportunităților de îmbunătățire
În al patrulea rând, trebuie remarcat faptul că îmbunătățirea proceselor și activităților este ceva ce trebuie întotdeauna căutat. Dar mai ales atunci când se confruntă cu probleme. Îmbunătățirea este un obiectiv la care să aspire mereu.
Pași pentru dezvoltarea unei matrice de prioritizare
Pașii de urmat pentru a dezvolta o matrice de prioritizare sunt după cum urmează:
1. Stabiliți obiectivul pe care sperați să îl atingeți
Mai presus de toate, matricea trebuie dezvoltată pentru a atinge un obiectiv clar definit. De aceea este necesar ca obiectivul să fie afirmat într-un mod clar, specific și concret. Este recomandabil să definiți bine obiectivul, să știți ce se așteaptă să se realizeze atunci când se aplică matricea de prioritizare.
2. Identificați opțiunile
Desigur, trebuie întocmită o listă în care sunt notate toate opțiunile disponibile pentru a putea atinge obiectivul propus. În unele cazuri, opțiunile pot fi deja definite. Dacă este necesar, ar trebui propuse alte alternative, care vor fi propuse de membrii grupului de lucru. Dintre propuneri, ar trebui alese cele mai potrivite.
3. Stabiliți criterii
Bineînțeles, criteriile care trebuie utilizate trebuie stabilite în funcție de obiectivul scontat. Persoanele care alcătuiesc grupul de lucru vor defini criteriile care trebuie luate în considerare. De exemplu, unele criterii care ar putea fi luate în considerare ar fi timpul pentru realizarea proiectului, resursele necesare pentru realizarea acestuia, capacitățile de lucru ale personalului, printre unele pe care le putem menționa.
4. Ponderarea criteriilor
Ponderarea criteriilor implică definirea valorii cantitative pe care o va avea fiecare criteriu. Cu alte cuvinte, trebuie luate în considerare greutatea sau nivelul de importanță al fiecăruia dintre criterii. În acest pas, tabelul matricei de prioritizare este deja elaborat.
5. Compararea opțiunilor
Într-adevăr, aici se poate face deja o comparație între opțiuni. Aceste opțiuni sunt comparate pe baza criteriilor care au fost stabilite anterior. Modul de analiză este ca o literă L.
Deoarece pe partea axei verticale sunt opțiunile și pe partea axei orizontale criteriile utilizate. Prin urmare, fiecare opțiune este corelată cu toate criteriile, plasând o valoare în fiecare caz.
6. Selectați cea mai bună opțiune
În cele din urmă, pentru a selecta cea mai bună opțiune, fiecare opțiune este comparată cu toate criteriile. Iar cel care este considerat cel mai bun este selectat pentru a atinge obiectivul stabilit.
Exemplu de matrice de prioritizare
Pentru a exemplifica cu ușurință aplicarea matricei de prioritizare, vom urma pașii anteriori:
1. Stabiliți obiectivul pe care doriți să îl atingeți
Scopul nostru este să alegem cel mai bun profesor de economie.
2. Identificați opțiunile
Profesorii care predau clasa de economie sunt:
- Manuel Ramos.
- Luisa Fernández.
- Carlos Lara.
3. Stabiliți criterii
- Domeniul subiectului.
- Ușurința de a explica.
- Cantitatea de sarcini rămase.
- Puntualitate.
- Obiectivitatea calificării.
4. Ponderarea criteriilor
- Stăpânirea subiectului → 40
- Ușurința explicației → 30
- Cantitatea de sarcini rămase → 10
- Punctualitate → 10
- Obiectivitatea calificării → 10
5. Selectați cea mai bună opțiune
În acest caz, cea mai bună opțiune este Manuel Ramos, deoarece conform criteriilor evaluate el este cel care are cel mai bun scor.
Avantajele aplicării matricei de prioritizare
Principalele avantaje ale aplicării matricei de prioritizare sunt:
- Este destul de flexibil: Poate fi utilizat cu o mare flexibilitate, deoarece poate corela încă câteva opțiuni și câteva criterii. Sau, dimpotrivă, multe opțiuni și multe criterii.
- Este ușor de utilizat în grupurile de lucru: Acest instrument este foarte ușor de utilizat în echipele de lucru, aveți nevoie doar de un ecran, o tablă sau o tablă.
- Ușor de evaluat: Atunci când se utilizează pentru parametri, este ușor să puteți evalua, chiar și atunci când există multe opțiuni și parametri, deoarece pot fi utilizate mijloace de calcul.
- Ușor de convenit asupra: Cu această matrice este foarte ușor să fiți de acord să alegeți cea mai bună opțiune.
În cele din urmă, putem spune că matricea de prioritizare este un instrument ușor de utilizat pentru a găsi cele mai bune soluții pentru rezolvarea problemelor. În plus, poate fi utilizat în orice domeniu sau domeniu al activităților de afaceri și în alte tipuri de decizii din viața de zi cu zi a oamenilor.