Managementul proceselor este o abordare care consideră că o organizație este o rețea de procese conexe și interconectate. Prin urmare, este modalitatea de a gestiona o organizație pe baza proceselor care se desfășoară.
Fără îndoială, un proces este o succesiune de activități care își propune să adauge valoare intrării pentru a obține un rezultat sau un rezultat. Toate rezultatele trebuie să satisfacă o nevoie sau o cerință a clientului intern sau extern al unei companii.
Desigur, orice proces, fie el simplu sau complicat, mare sau mic, trebuie să aibă o intrare, o transformare și o ieșire. Intrarea este orice resursă sau intrare care trebuie transformată. Transformarea este procesul de lucru care adaugă valoare intrărilor și obține un rezultat. Rezultatul constituie rezultatul final, cum ar fi bunul sau serviciul care reușește să satisfacă o nevoie.
În plus, managementul axat pe proces este în contrast cu structura tradițională a organizațiilor bazate pe funcții. Ideea fundamentală este de a adăuga valoare clienților interni și externi. Din acest motiv, îmbunătățirea continuă a tuturor proceselor este căutată prin identificarea, descrierea și documentarea acestora.
De unde știi dacă o activitate este un proces?
De fapt, nu toate activitățile desfășurate într-o companie pot fi considerate ca un proces. Pentru a considera o activitate ca un proces trebuie să:
1. Să ai o misiune și un scop clar
Fiecare activitate clasificată ca proces trebuie să răspundă misiunii și scopurilor stabilite de organizație. Aceste activități trebuie să răspundă la ceea ce compania se așteaptă să se facă.
2. Activitatea trebuie definită cu precizie
Toți membrii organizației trebuie să știe cu exactitate cum trebuie desfășurat fiecare proces. Chiar și atunci când este angajat un nou angajat, puteți avea acces la surse documentate care indică modul în care se desfășoară fiecare activitate.
3. Trebuie să conțină intrări și ieșiri
Desigur, fiecare proces trebuie să aibă o intrare de intrări sau materii prime care trebuie transformate într-un rezultat final. Acest rezultat este ceea ce este cunoscut ca rezultatul procesului care adaugă valoare pentru clienții interni și externi.
4. Furnizorii, clienții și un produs final pot fi identificați
Bineînțeles, furnizorii vor fi toți cei care furnizează intrări sau materii prime pentru realizarea procesului. Clientul va fi destinatarul bunului sau al serviciului generat. În timp ce produsul final este rezultatul valorii generate de proces.
5. Activitatea poate fi împărțită în sarcini sau subprocese
Fiecare proces poate avea una sau mai multe sarcini care vor fi îndeplinite de unul sau de un grup de persoane responsabile de executarea acestuia.
6. Poate fi documentat
Toate aceste activități pot fi documentate folosind o metodologie de gestionare a proceselor, definind timpi, resurse și costuri. Toate aceste înregistrări documentate asigură respectarea standardelor de calitate.
7. Are atribuire de responsabilități
Cu siguranță, un proces este împărțit în sarcini care trebuie efectuate într-un departament sau în mai multe departamente ale companiei. Fiecare activitate ar trebui să adauge valoare clienților interni, dacă vorbim despre un subproces, sau extern, dacă este etapa finală a ieșirii procesului. La fiecare pas trebuie să existe o persoană responsabilă pentru fiecare dintre ieșiri.
De ce este important să fii bazat pe proces?
Este logic să presupunem că managementul proceselor definește procesele care trebuie realizate într-un mod structurat anterior, revizuindu-le continuu pentru a găsi oportunități de îmbunătățire. Acest lucru, deoarece, dacă procesele unei organizații sunt îmbunătățite continuu, ajută la îmbunătățirea funcției totale a organizației.
Într-adevăr, concentrarea asupra proceselor permite o imagine cuprinzătoare a funcționării companiei în general și la nivel global. De asemenea, recunoaște că compania trebuie să aibă o structură orizontală pentru a răspunde la un ciclu al procesului într-un mod complet.
În plus, toate procesele caută satisfacția clienților. Când se vorbește despre un micro proces, acesta include doar procese interne care satisfac nevoile clienților interni. Acum, un proces macro include atât procese interne cât și externe pentru a satisface clienții interni și externi ai organizației.
În mod similar, concentrându-se pe procese, compania va putea obține un avantaj competitiv, deoarece acest tip de administrare acordă prioritate satisfacției clienților. Aceasta înseamnă că companiile sunt nevoite să își maximizeze eficiența. În consecință, este imperativ ca organizațiile să caute îmbunătățirea continuă a proceselor lor și, la rândul lor, a companiei în general, oferind soluții mai bune la problemele clienților.
Avantajele managementului proceselor
Managementul proceselor are următoarele avantaje:
1. Reduceți costurile interne inutile
În primul rând, compania poate reduce costurile inutile în cadrul proceselor sale, deoarece poate elimina sarcinile sau pașii care nu adaugă valoare. Prin urmare, dacă sunt eliminați pașii inutili, costurile sunt de asemenea eliminate.
Prin eliminarea activităților fără valoare adăugată, procesul devine mai precis și compania se poate concentra mai mult pe satisfacerea cerințelor, nevoilor și așteptărilor clienților. Toate împreună economisesc resurse precum timp, bani și efort uman.
2. Scurtați termenele de livrare
Apoi, timpul de expunere sau timpul de expunere poate fi scurtat prin identificarea perioadelor de nefuncționare ale ciclului de proces. Din acest motiv, procesele sunt eliminate și raționalizate.
3. Îmbunătățește calitatea și serviciile percepute de client
Pe de altă parte, prin îmbunătățirea calității și a serviciilor oferite, clientul își satisface mai bine nevoile. Atrage clienții să păstreze o relație cu compania.
4. Incorporează activități suplimentare de servicii
De asemenea, această abordare facilitează adăugarea de beneficii suplimentare pentru serviciul clienți. Aceste agregate de servicii au un cost redus și sunt ușor de perceput de către client.
Caracteristicile organizațiilor care utilizează managementul proceselor
1. Procesul predomină asupra structurii
În primul rând, companiile care aplică managementul proceselor consideră că structura companiei nu este altceva decât infrastructura pentru realizarea proceselor. Prin urmare, acordă relevanță proceselor, iar strategiile sunt concepute pe baza proceselor.
2. Organizarea sa este transversală
În al doilea rând, managementul proceselor face ca organizațiile să se configureze ca un set sau sistem de procese și subprocese care permit realizarea obiectivelor. Obiectivul principal al tuturor proceselor este de a genera valoare pentru client.
3. Utilizarea informațiilor
În al treilea rând, organizațiile acordă o mare valoare informațiilor despre diferitele procese și activități care trebuie desfășurate. Fluxul constant de informații este esențial pentru a opera cu succes în toate procesele și în funcționarea generală a companiei.
4. Sunt generatori de valoare
În cele din urmă, organizațiile care aplică managementul prin procese sunt generatoare de valoare. Din același motiv că este bazat pe proces, fiecare rezultat este o valoare adăugată prin produsele și serviciile pe care le oferă. Și acesta este scopul fundamental al oricărui proces.
Etape de gestionare a proceselor
Cei mai importanți pași în implementarea managementului proceselor sunt:
1. Informare, instruire și participare
Managementul proceselor este un nou mod de gestionare. Prin urmare, este esențial ca toată lumea să fie informată și instruită înainte de implementarea proceselor. În plus, toată lumea trebuie să fie informată cu privire la obiectivele pe care le urmărește procesul, care sunt etapele sale și ce colaborare este necesară.
2. Identificarea proceselor
Desigur, procesele trebuie identificate clar. Prin urmare, trebuie făcută o listă a tuturor proceselor care se desfășoară. Fiecare proces trebuie să aibă:
- Un nume.
- Activitățile și pașii pe care trebuie să îi faceți.
- O hartă de proces.
3. Selectarea proceselor relevante
Trebuie remarcat faptul că procesele relevante sunt cele care adaugă cea mai mare valoare și sunt foarte importante pentru ca compania să funcționeze eficient. Din acest motiv, acestea au un impact semnificativ asupra obiectivelor strategice ale companiei.
4. Stabiliți un responsabil
Odată ce procesele relevante au fost identificate, li se atribuie un manager. Persoana responsabilă trebuie să aibă responsabilitatea și autonomia necesare pentru îndeplinirea obiectivelor strategice.
5. Analiza procesului și detectarea problemelor
Fiecare proces este analizat, indiferent dacă îndeplinește sau nu obiectivele propuse. Dacă vreunul dintre ei nu le îndeplinește și prezintă o problemă, trebuie să fie reproiectate corespunzător.
6. Corectarea problemelor
Odată ce problemele care au cel mai mare impact asupra obiectivelor și clienții au fost identificate, se caută o soluție pentru aceștia. Aceasta, definind acțiunile care trebuie urmate pentru a nu afecta performanța procesului și a organizației în ansamblu.
7. Utilizarea indicatorilor
În cele din urmă, procesele vor fi evaluate periodic. Va depinde de această evaluare dacă acestea respectă indicatorii propuși. Indicatorii sunt foarte importanți pentru a analiza performanța reală a proceselor și pentru a putea determina punctele slabe. Toate acestea, pentru a aplica măsuri corective.
În concluzie, se poate spune că managementul proceselor crește eficiența organizațiilor. Acest lucru, deoarece succesul său va depinde de executarea adecvată a proceselor sale, care trebuie să fie clar documentate. Dar, mai presus de toate, acestea trebuie să vizeze generarea de valoare pentru client.