Factorii interni sunt toți factorii care fac parte din structura internă a unei companii și care pot afecta rezultatul unui proiect.
Desigur, sunt factori foarte importanți care au o influență decisivă asupra realizării obiectivelor propuse. Ele sunt interne, deoarece sunt o parte inerentă a configurării unei organizații. Printre acestea găsim cultura organizațională, resursele, canalele de comunicare și infrastructura companiei.
În mod similar, toți acești factori pot influența pozitiv sau negativ dezvoltarea și execuția managementului de proiect. Acești factori ajută sau dăunează organizării, managementului și controlului proiectelor, deoarece pot oferi organizațiilor puncte forte dacă afectează pozitiv sau puncte slabe dacă afectează negativ.
Clasificarea factorilor interni ai unei companii
Factorii interni pot fi clasificați în trei categorii:
A organizației
Fiecare organizație care desfășoară un proiect are câțiva factori specifici structurii sale de afaceri, printre care se numără:
1. Tipul structurii organizaționale
În primul rând, fiecare organizație are o misiune, o viziune și un set de valori care sunt împărtășite de toți membrii săi, făcându-i pe toți să își direcționeze acțiunile către aceleași scopuri.
Fără îndoială, tipul de structură definește comportamentul angajaților, așteptările și modul de acțiune al managerilor. Aceasta poate fi diferența dintre modul în care operează o companie și alta.
2. Structura și guvernanța organizației
În al doilea rând, fiecare organizație folosește diferite mecanisme pentru a-și evalua și motiva membrii, cum ar fi stabilirea obiectivelor și obiectivelor, sistemul de recompensare și sistemul de recompensare. Toate aceste proceduri sunt utilizate pentru a menține angajații motivați în atingerea obiectivelor și rezultatelor stabilite.
3. Localizarea și distribuția geografică
În al treilea rând, locația și distribuția geografică a organizației este importantă pentru disponibilitatea infrastructurii, facilităților, resurselor și materialelor necesare. În acest sens, putem găsi organizații mari distribuite în diferite zone geografice.
Apoi, situații precum distanța dintre facilități și diferența de timp dintre echipele de lucru ar putea afecta realizarea rezultatelor. În aceste cazuri, este imperativ să se stabilească strategii adecvate pentru ca proiectul să se dezvolte eficient.
4. Standarde industriale
În al patrulea rând, sunt luate în considerare standardele cerute de guvern în cadrul industriei în care concurează organizația. Aceste standarde limitează și încadrează acțiunile companiilor. Guvernul definește regulile și reglementările privind diverse probleme. Acestea pot fi probleme legate de controlul securității, gestionarea riscurilor, managementul calității, gestionarea informațiilor; printre unele dintre cele mai importante.
5. Reguli și proceduri interne
În cele din urmă, fiecare companie are un set de reguli interne, metode și proceduri care definesc modul de îndeplinire a sarcinilor și de lucru în cadrul structurii sale. Aceste reguli și proceduri devin ghiduri pentru toate acțiunile care sunt dezvoltate.
Din acest motiv, ele detaliază în mod specific cum trebuie realizate și cum trebuie îndeplinite. Ar putea fi cazul organizațiilor care sunt certificate cu standarde ISO și își îndeplinesc astfel sarcinile.
De resurse umane
Pe de altă parte, resursele umane sunt toți angajații unei companii care au valori, abilități și o cultură diferită. Aceste diferențe trebuie să fie capabile să se raporteze la formarea unor echipe de lucru care funcționează consecvent. Printre acești factori găsim:
1. Resurse umane
Într-adevăr, toate resursele umane pe care le are o organizație au un set de abilități și cunoștințe. Acestea ar putea determina diferența dintre modul de lucru al unei companii și alteia. Prin urmare, instruirea, experiența și locația oamenilor determină dezvoltarea proiectelor de succes.
2. Managementul personalului
În mod similar, modul în care personalul unei organizații este gestionat prin programe de motivație și stimulente poate duce la o performanță mai bună. Astfel, atunci când lucrătorii sunt mai motivați, pot obține performanțe mai bune. Este necesar să se mențină un mediu de lucru adecvat pentru a menține angajații motivați.
3. Conducere și autoritate
Bineînțeles, un leadership bine exercitat este un factor cheie în direcția și execuția proiectelor de succes. Structura ierarhică a companiei și gestionarea corectă a relațiilor de autoritate sunt, de asemenea, importante. Doar atunci când este bine definit (ierarhia) se pot obține rezultate bune.
Într-adevăr, tipul de conducere și relația de autoritate determină condițiile, politicile interne și sistemul de guvernanță al organizației. Astfel, dacă acestea nu sunt exercitate corect (leadership), acesta poate fi confuz și poate face un proiect eșuat.
4. Toleranță la risc
Acum, acest aspect reprezintă cantitatea maximă de risc pe care o structură organizațională este capabilă să o accepte pentru a obține rezultate. Toleranța la risc permite, de asemenea, organizației să își asume anumite riscuri atunci când își gestionează proiectele.
5. Părțile interesate
Părțile interesate sunt, de asemenea, factori care afectează rezultatul proiectului, deoarece pot facilita sau împiedica realizarea obiectivelor și a proiectului în ansamblu. În acest caz, vorbim despre investitori, clienți și furnizori.
A sistemelor tehnologice
Aceștia sunt factori care depind de tehnologia utilizată în procesul de lucru, printre aceștia, putem menționa:
1. Mediul de operare
Mai presus de toate, infrastructura sistemului tehnologic poate îmbunătăți mediul de operare al organizației și eficientiza procesele de lucru. Acest lucru, având în vedere că trimiterea și autorizarea sarcinilor se face mai rapid.
2. Canale de comunicare
Comunicarea formală sau informală trebuie să fie cea mai agilă și mai eficientă pentru ca proiectul să se desfășoare în mod corespunzător. Sistemul tehnologic poate face procesul de comunicare mai eficient.
3. Baza de date
În cele din urmă, este important să aveți baze de date care conțin informații importante pentru succesul proiectului. Informații legate de costuri, procese, timpi și studii de risc.
În concluzie, se poate afirma că factorii interni ai unei companii fac parte din structura fiecărei organizații. Acești factori limitează sau favorizează dezvoltarea și execuția proiectelor.
Din acest motiv, în gestionarea proiectelor, este convenabil să le țineți cont, deoarece este dificil să le controlați. Managerii de proiect trebuie să învețe să coexiste cu ei și să-i transforme în elemente facilitatoare atunci când lansează execuția proiectelor.