Etapele procesului administrativ sunt planificarea, organizarea, direcția și controlul.
În acest post vom dezvolta și explica etapele procesului administrativ. După cum se indică în conceptul de proces administrativ, trebuie să facem distincția între faze și etape. Faza mecanică (planificare și organizare) și faza dinamică (direcție și control).
Este foarte important să înțelegem fiecare etapă în ordine. Toate etapele sunt importante și corelate.
Schița etapelor procesului administrativ
Pentru a înțelege și mai ușor, am pregătit această schiță a procesului administrativ:
1. Planificare
Planificarea este alcătuită din acea parte care este responsabilă pentru a vedea cum se va face ceva. Adică, răspundeți la întrebări precum:
- Ce vrem să realizăm?
- Ce trebuie să facem pentru a ne atinge scopul?
- Cine va fi responsabil de fiecare parte a procesului pentru atingerea obiectivului?
- Când și în ce termeni se va desfășura fiecare acțiune?
- De ce resurse avem nevoie?
- De unde putem obține resursele?
- Care este costul acestor resurse?
- Ce fel de eșecuri putem avea și cum le vom rezolva dacă apar?
- Ce facem când ne confruntăm cu un eșec pe care nu l-am prevăzut?
Pe scurt, este vorba despre tot ce trebuie să decidem înainte de a începe. Fără planificare, vom alerga fără țintă. Și de unde știm, nu contează deloc să alergăm foarte repede dacă nu avem un plan.
2. Organizare
Odată ce am făcut o planificare, este timpul să ne organizăm. Aceasta este, pur și simplu, pentru a distribui sarcinile. Înțelegeți cumva toate întrebările la care am încercat să răspundem în etapa de planificare. Câteva întrebări de rezolvat în această etapă a procesului administrativ sunt:
- În ce ordine ne vom ocupa de sarcini?
- Cine va fi responsabil de fiecare sarcină?
- Vom îndeplini sarcinile împreună sau fiecare va fi responsabil de un singur lucru?
- Când luăm decizii, le vom lua în mod democratic?
- Ierarhia va fi orizontală sau verticală?
Deși aceste întrebări pot părea parte a planificării, accentul este aici să transmițăm conceptul. Adică, este o parte care stabilește modul în care totul este organizat. Adică, atunci când rulează, ce principii organizaționale sunt urmate.
3. Adresă
Managementul, spre deosebire de ceea ce cred mulți oameni, nu trebuie să fie responsabil de o singură persoană. Ar putea fi condus și de un grup de conducere. Cu toate acestea, conducerea este responsabilă pentru a ajuta, a interveni, a sprijini sau a motiva munca care se desfășoară.
Astfel, de exemplu, directorii sunt responsabili de influențarea membrilor proiectului. Fie ajutându-i, oferindu-le alternative sau evitând conflictele între diferite părți ale organizației.
4. Controlul
Controlul, în mod specific, este definit ca monitorizarea rezultatelor și măsurarea acestora prin metrici fiabile. Deci, pe baza valorilor stabilite, organizația va încerca să urmărească activitățile pentru a vedea dacă planul planificat este urmat.
De exemplu, să presupunem că obiectivul dvs. anual de vânzări este de 10.000. În plan, se stabilește că în luna ianuarie trebuie realizate 1.000 de vânzări pentru a atinge obiectivul. Verificarea dacă aceste obiective intermediare sunt urmate ne ajută să controlăm dacă obiectivul principal este atins.