Reducerea costurilor este o practică integrată în ADN-ul fiecărei companii. Astăzi trebuie să luptăm pentru a fi din ce în ce mai competitivi. Procesele de ușurare, pariurile pe inovație, optimizarea resurselor și utilizarea TIC-urilor (tehnologiile informației și comunicațiilor) sunt câteva dintre punctele cheie care alcătuiesc indicele manualului antreprenorului.
O aplicație a TIC-urilor în lumea afacerilor este gestionarea documentelor, care reduce costurile și timpul.
O companie gestionează un număr mare de documente, care sunt transmise de la un departament la altul după cum este necesar sau salvate, dacă este necesar, pentru a le putea salva atunci când este cazul. Prin urmare, a avea un ordin de sortare este de o importanță vitală. Aceste documente se acumulează din ce în ce mai mult, ocupând spațiu și transformând sarcinile de depunere într-o sarcină rudimentară. Prea multă hârtie care ar putea fi redusă odată cu computerizarea, beneficiind mediul înconjurător și compania însăși.
Soluția vine din mâna TIC-urilor, să evoluăm și să computerizăm documentele companiei. O bună gestionare a documentelor ne va economisi în ceea ce privește costurile și riscurile stocării acestora, pe lângă facilitarea transmiterii și utilizării informațiilor.
Să aruncăm o privire mai atentă în ce constă această gestionare a documentelor.
Gestionarea documentelor constă în externalizarea sarcinilor asociate cu documentele companiei. O companie specializată în gestionarea documentelor va fi responsabilă de acestea.
Ce servicii oferă o companie dedicată managementului documentelor?
Mai întâi, eliberați spațiul de raft. Păstrează în depozitele sale toate acele documente care nu sunt necesare zilnic, dar care trebuie păstrate. Că într-o zi ai nevoie de ele, le poți avea fără probleme. Sunt clasificate astfel încât, dacă este necesar, să fie ușor de găsit.
Un alt avantaj este digitizarea documentelor pe care le creați precise și introducerea lor în baza de date a companiei specializate, de unde puteți avea fișierele în orice moment și cu mare ușurință (clasificate pe diferite domenii) de la orice terminal autorizat și să lucrați cu le mai repede.
Un alt serviciu oferit de companiile de gestionare a documentelor este distrugerea sigură a documentelor care nu mai sunt necesare. Poate părea o sarcină simplă, dar dacă eliberați spațiu, reduceți costurile și despre asta este vorba.
Pe scurt, aderarea la grupul de gestionare a documentelor este parierea pe procesele de raționalizare. În zilele noastre, devine din ce în ce mai important, deoarece companiile își dau seama că, pentru a supraviețui concurenței acerbe, nu numai că trebuie să inoveze în produsul sau serviciul final, ci și în propria structură pentru a fi mai eficiente.