Tipurile de comenzi sunt diferitele forme de cerere pentru achiziționarea de materiale sau servicii pe care o companie le face furnizorilor săi.
Este important să spunem că solicitarea comenzilor este făcută de departamentul de achiziții al unei companii. Aceste comenzi sunt formulate în conformitate cu cerințele pentru materiale și servicii efectuate de departamentele de producție sau depozite.
La rândul său, departamentul de producție face aceste cerințe având în vedere că organizația are furnizarea acelor bunuri și servicii care vor fi necesare pentru desfășurarea procesului de producție.
Între timp, depozitul sau departamentul de depozite o face pentru a avea disponibilitatea necesară a produselor. Aceasta, pentru a satisface solicitările clienților care cumpără produsele pe care compania le vinde.
Tipuri de comenzi
Există diferite clasificări ale comenzilor, dintre cele mai importante putem menționa următoarele:
1. Prin condițiile stabilite între părți
Conform condițiilor stabilite între părți, ordinele pot fi clasificate în:
la. Ordinea condiționată
Desigur, comanda condiționată este un tip de comandă a cărei îndeplinire este restricționată de un set de condiții comerciale pe care cumpărătorul le solicită vânzătorului. Aceste condiții ar putea fi unele beneficii, cum ar fi reducerile, metodele de plată, termenele de livrare și condițiile privind viitorul cererii.
Prin urmare, îndeplinirea tranzacției va depinde de acceptarea condițiilor contractului de către vânzător. Adică, acest formular de comandă se numește propunere de comandă.
b. Comanda Firma
Acest tip de comandă apare atunci când cumpărătorul și vânzătorul sunt de acord cu toate condițiile stabilite. Nu necesită niciun tip de negociere sau modificare pentru conformare. Acest lucru, având în vedere că toate condițiile au fost stabilite anterior și a fost semnat contractul corespunzător. Documentul este deja o notă de comandă.
2. Prin obiectul solicitat
Conform obiectului solicitat, comenzile pot fi:
la. Cerere de servicii
Bineînțeles, este cererea formală pentru furnizarea unui serviciu sau a unei sarcini de către un client. Această caracteristică poate include sau nu materialele necesare pentru îndeplinirea sarcinii. Dacă nu includeți materialele, solicitantul comenzii este responsabil pentru costul materialelor.
b. Ordinea materialelor
Ordinea materialelor este utilizată de companiile care necesită anumite produse sau materiale pentru a-și îndeplini sarcinile și a putea funcționa. Pot fi fabrici care transformă materialele în produse sau companii de distribuție care vând produse. Adică materialele pot fi folosite pentru a fi consumate sau pentru a umple stocul de produse.
3. După destinația materialului
În funcție de destinația materialului solicitat, comenzile pot fi:
la. Comanda de înlocuire
Fără îndoială, comenzile de completare sunt solicitate de către depozitul sau departamentul de depozite al unei companii. Aceste cerințe sunt făcute pentru a menține cantitatea minimă de stoc de care are nevoie compania. Acest lucru, pentru a îndeplini în mod eficient cerințele de rutină ale clienților interni sau externi ai companiei.
b. Cerere extraordinară a consumatorului
O comandă extraordinară poate fi generată atunci când compania are un nivel adecvat de aprovizionare cu aceste materiale în procesul de depozitare. Dar, deoarece compania se așteaptă la un consum mai mare sau la o cerere mai mare, aceasta plasează comenzi extraordinare. În acest fel, reușește să se conformeze satisfacând în mod adecvat cerințele pieței.
4. Prin formularul de comandă
În ceea ce privește formularul, comenzile sunt clasificate ca:
la. Ordinea normală
Evident, o comandă normală este plasată în modul obișnuit pentru a acoperi aprovizionarea pentru perioade scurte de timp. Acest timp poate fi de la o săptămână, o lună sau participarea la un anumit sezon. În general, aceste comenzi sunt efectuate în conformitate cu politicile de aprovizionare aplicate de companii. Adică răspund la aprovizionarea normală pe care organizația o cere.
b. Comandă programată
Pe de altă parte, comanda programată se face pe baza datelor istorice de cumpărare ale companiei, luând în considerare perioadele regulate de plasare a comenzilor. În acest fel, costurile de gestionare și achiziție de materiale sunt reduse. Acest lucru se datorează faptului că compania, atunci când își programează comenzile, cumpără în volume mari.
Desigur, acest tip de comandă necesită un control al datelor stabilite pentru livrări, întrucât un eșec la expediere ar putea afecta cantitatea de stoc necesară.
c. Comandă deschisă
O comandă generală apare atunci când se angajează să cumpere materiale și produse în volume mari. Dar livrările se fac în cantități mai mici, prin distanțarea timpilor de livrare. Aceste comenzi pot gestiona cantități aproximative, care sunt achiziționate treptat.
Cum puteți formaliza orice tip de comandă?
Comenzile trebuie formalizate pentru ca conformitatea să fie eficientă. Cele mai frecvente modalități de confirmare a unei comenzi sunt următoarele:
1. Utilizarea telefonului
În primul rând, confirmarea unei comenzi se poate face prin intermediul comunicării telefonice. Dar pentru ca comanda să fie formalizată, este convenabil să folosiți un document scris, după efectuarea confirmării prin telefon.
2. Utilizarea mijloacelor de comunicare scrise
În al doilea rând, folosind media scrisă. Cele mai frecvente forme de comunicare scrisă sunt scrisorile, faxul și e-mailul. Formularele scrise au avantajul că toate condițiile sunt stabilite formal între cumpărători și vânzători.
3. Notă de comandă
În al treilea rând, o notă de comandă este un document tipărit care conține cele mai importante date pentru a facilita introducerea informațiilor și a accelera procesul. Acest lucru facilitează procesul de cumpărare și vânzare.
4. Prin intermediul unui agent comercial
De asemenea, comanda poate fi formalizată atunci când agentul comercial livrează formularul de comandă și este apoi semnat pentru îndeplinire.
În concluzie, se poate spune că există diferite tipuri de comenzi. Acestea sunt adaptate nevoilor și cerințelor specifice fiecărei companii. Acum, ceea ce ar trebui să fie clar este că, indiferent de tipul comenzii utilizate, comanda trebuie să includă în mod clar toate condițiile de vânzare care sunt importante pentru companie.
Aceste condiții, cum ar fi prețurile, reducerile, datele de livrare, calitatea și orice altele care ar putea fi de interes, trebuie stabilite cât mai exact posibil. Aceasta, pentru a nu da naștere unor interpretări diferite.
