Digitalizarea este procesul prin care procesele analogice și obiectele fizice sunt convertite în format digital.
Cu alte cuvinte, digitalizarea este procedura prin care anumite operațiuni pot începe să fie efectuate prin intermediul suporturilor digitale, cum ar fi computerele sau smartphone-urile, de obicei cu ajutorul unei conexiuni la Internet.
În mod similar, digitalizarea se referă la o schimbare de format, a articolelor sau documentelor, de la fizic la digital. Adică fișierele nu mai sunt pe hârtie pentru a trece la un ecran.
Digitalizarea, merită clarificată, este un proces care nu este realizat doar de companii sau instituții. Mai degrabă, este o schimbare în modul în care oamenii gestionează tot felul de informații, de la date financiare sau bancare la fișiere foto care nu mai sunt tipărite pentru a fi introduse într-un album. În schimb, fotografiile sunt acum de obicei salvate într-un fișier digital și pot fi încărcate, de exemplu, în cloud.
Avantajele și dezavantajele digitalizării
Printre avantajele digitalizării putem evidenția următoarele:
- Permite economisirea pe hârtie și cerneală de imprimare, deoarece documentele sunt arhivate digital.
- Continuând cu punctul anterior, folosind mai puțină hârtie, se generează mai puține deșeuri, ajutând mediul.
- Documentele digitale sunt mai ușor de partajat. De exemplu, să ne imaginăm că desfășurăm o procedură cu o instituție care se află în alt oraș sau țară. Apoi, documentele pot fi trimise prin e-mail, ajungând imediat. Aceasta, în loc să trimită prin poștă hârtiile corespunzătoare, care ar dura zile sau săptămâni.
- Este mai ușor să localizați un fișier atunci când acesta este pe suport digital. Aceasta, în comparație cu ceea ce înseamnă căutarea unui anumit document într-o grămadă de hârtii.
- Digitalizarea combate, de asemenea, economia informală și corupția guvernamentală.
Cu toate acestea, digitalizarea are și unele dezavantaje:
- Nu toți oamenii se pot familiariza cu ușurință cu media digitală, mai ales dacă sunt deja bătrâni. Deci, chiar dacă o entitate își schimbă mai multe dintre procedurile sale în digital, unii dintre utilizatori vor fi inconfortabili sau reticenți față de noul sistem.
- Digitalul nu este întotdeauna infailibil. Este posibil ca, din cauza unei erori umane sau a unui virus, de exemplu, fișierele să fie pierdute.
- Digitalizarea nu este de obicei imediată, este nevoie de un anumit timp pentru a putea transfera toate fișierele, de exemplu, ale unei companii, de la mediul fizic la cel digital.
- Atunci când oamenii împărtășesc documente sau informații pe suporturi digitale, poate exista întotdeauna riscul ca datele să cadă în mâinile unor oameni fără scrupule, cum ar fi hackerii.
Exemplu de digitalizare
Să ne imaginăm că o companie bancară, ca parte a procesului său de digitalizare, a decis să permită trimiterea extraselor de card de credit prin poștă. Vor face acest lucru treptat, începând prin perceperea unei sume suplimentare pentru trimiterea documentului fizic. În acest fel, clienții sunt încurajați să primească informațiile numai prin e-mail.
În timp, tot mai puțini clienți ai băncii ar trebui să fie dispuși să plătească pentru a primi extrasul de hârtie.
