Cărțile contabile sunt acele documente în care toate informațiile economice, financiare și contabile ale unei companii sunt reflectate și reflectate. Adică toate datele necesare apar în cărțile contabile pentru a putea înțelege funcționarea economico-financiară a unei companii.
Aceste cărți sunt actualizate periodic, coincizând cu anul contabil. Când începe un nou an fiscal, sunt create și noi registre. De exemplu, în 2016, compania a înregistrat informațiile în cărțile din acel an. La începutul anului 2017, cărțile anului 2016 sunt considerate finalizate și se creează altele noi, care vor fi cărțile anului 2017. În unele țări, anul fiscal nu coincide cu anul calendaristic
În mod tradițional, în cărțile contabile, informațiile erau reflectate pe hârtie. Cu toate acestea, odată cu apariția noilor tehnologii, a început deja să accepte cărțile contabile în format digital sau computerizat.
Cărțile contabile pot fi obligatorii sau voluntare.
T contCărți contabile obligatorii
Există o serie de cărți contabile care sunt obligatorii, deoarece legiuitorul le stabilește. Deși una sau alta poate fi stabilită în fiecare țară, cele mai frecvente sunt următoarele:
- Cartea jurnalului: Toate operațiunile efectuate de companie sunt contabilizate. Vizual, este configurat ca o succesiune de intrări contabile, aranjate cronologic.
- Carte de inventar: Include așa-numitul sold al sumelor și soldurile soldurilor de probă. Cu alte cuvinte, toate conturile cu soldul companiei (active, pasive, valoare netă, cheltuieli și venituri) sunt actualizate periodic. Ultimul sold al sumelor și soldurilor trebuie să coincidă cu bilanțul realizat pentru conturile anuale. În plus, registrul de inventar trebuie să includă soldul de deschidere și așa-numitul inventar de inventar, adică unitățile fizice care alcătuiesc inventarul companiei și evaluarea acestora (folosind oricare dintre metodele de evaluare acceptate).
- Conturi anuale: Sunt rapoarte care reflectă informațiile economico-financiare ale companiei. Există 5 documente: bilanț, situația veniturilor, situația modificărilor capitalurilor proprii, situația fluxurilor de numerar și memorie. Conturile anuale sunt întocmite o dată pe an, adică nu sunt modificate periodic, ca și cele precedente.
Cărțile contabile obligatorii trebuie depuse și legalizate în Registrul comercial. În plus, acestea au trebuit să fie aprobate anterior de Adunarea Generală a Acționarilor.
Verificarea solduluiCărți contabile voluntare
Există o altă serie de cărți contabile pe care legiuitorul nu își stabilește caracterul obligatoriu. Cu toate acestea, pentru funcționarea internă a companiei, aceste cărți contabile sunt foarte utile și pot îmbunătăți eficiența companiei. Pe registrele contabile voluntare nu există nicio obligație de aprobare de către parteneri, nici obligația de depunere și legalizare în Registrul comercial. Cele mai frecvente sunt următoarele:
- Ledger: Reprezintă un rezumat al tuturor conturilor de registru. Vizual, este configurat sub forma unui T, notând toate mișcările care afectează debitul și creditul contului corespunzător. Ne oferă o imagine vizuală foarte practică a soldului pe care îl are un cont în orice moment al anului. Soldul este diferența dintre debit și credit, fiind soldul debitor atunci când debitul este mai mare decât creditul și soldul creditului, când creditul este mai mare decât debitul. Registrul ar fi alcătuit din toate T-urile conturilor contabile (precum cel pe care îl putem vedea mai jos).
- Alte cărți auxiliare: Printre restul cărților voluntare, putem găsi cartea bancară (care reflectă mișcările băncii), cartea de numerar (care reflectă mișcările bani gheata sau numerar - plăți și încasări), carnetul de scadență (unde sunt reflectate și ordonate cronologic scadențele facturilor de plătit și de încasat) etc.