Organizarea formală este una care este planificată și care stabilește un set de reguli, structuri și proceduri care permit ordonarea activităților organizației.
Organizarea formală se bazează pe împărțirea muncii, definirea diferitelor niveluri de autoritate și crearea de canale de comunicare între lucrători.
Structura și orientările sale sunt planificate de administratorii organizației și sunt de obicei reflectate în documente, standarde, procese și organigrame.
Relațiile din afara organizației formale sunt considerate organizații informale, apărând spontan între colegi.
Componentele organizării formale
- Un set bine definit de reguli și proceduri: Care sunt proiectate anterior pentru a obține un anumit scop sau obiectiv.
- Obiective și strategii: Obiectivele pe termen scurt și lung sunt definite împreună cu strategiile de realizare a acestora.
- Statutul simbolic: Structura acordă un anumit statut membrilor în funcție de poziția și puterea lor relativă.
- Activități definite: Organizația definește activitățile fiecărui membru al organizației. Obligațiile și limitele sunt stabilite.
- Canale de comunicatie: Există canale de comunicare definite care trebuie să fie în conformitate cu ierarhia și procedurile organizației.
- Proceduri de coordonare: Procedurile și mecanismele sunt definite pentru coordonarea activităților diferiților membri ai organizației.
Originea organizării formale
Originea acestui tip de organizație este designul creat de proprietari și administratori care caută să definească strategii pentru a-și atinge obiectivele.
Există cel puțin trei elemente cheie care definesc această organizație:
- Diviziunea muncii: Constă în împărțirea unui loc de muncă în mai multe activități elementare, astfel încât lucrătorii să se poată specializa și astfel să fie mai productivi.
- Departamentalizare: Constă în crearea de departamente diferite în aceeași organizație, astfel încât fiecare dintre ele să fie responsabil pentru o anumită activitate sau obiectiv. Deci, de exemplu: departamentul de marketing sau departamentul de relații publice. Pe măsură ce organizația crește, departamentele devin mai complexe și de obicei se creează departamente sau subdiviziuni sudice.
- Control: Constă în crearea de mecanisme pentru a controla și măsura dezvoltarea activităților organizației.
Relația dintre organizarea informală și cea formală
Organizația informală poate completa sau întări organizația formală printr-o bună relație și cooperare între membrii organizației. Totuși, organizația informală o poate slăbi și pe cea formală. Acest lucru apare atunci când invidia, antagonismul sau când rolul informal este mai puternic decât cel formal.
Un exemplu în care formalul nu coincide cu informalul este atunci când, conform structurii organice stabilite, există un șef de departament, dar în practică, toată lumea respectă ideile și directivele altei persoane care, deși nu au o poziție de șef, are o personalitate și o conducere foarte puternice.
Exemplu de organizare formală
În imaginea următoare putem vedea organigrama concepută ca parte a organizării formale a unei companii:
