Matricea RACI este utilizată pentru a atribui și defini gradul de responsabilitate care corespunde fiecăreia dintre persoanele implicate în realizarea unui proiect.
Este, de asemenea, cunoscut sub numele de matrice de alocare a responsabilității. Scopul său este să poată stabili diferitele roluri și responsabilități pe care trebuie să și le asume fiecare persoană care se formează în realizarea unui proiect.
În consecință, se recomandă ca acesta să fie pregătit la începutul unui proiect. Astfel încât de la început să fie clar și stabilit rolul și responsabilitatea pe care și le va asuma fiecare persoană care participă la un proiect. Acest lucru asigură, de asemenea, că o colaborare mai mare este realizată de toți participanții.
Ce înseamnă fiecare literă care alcătuiește numele matricei RACI
Numele matricei RACI este alcătuit din patru litere și fiecare literă are un sens. Semnificația fiecărei litere este următoarea:
Litera R
Fără îndoială, R este scrisoarea care indică cine își asumă responsabilitatea. Această scrisoare definește rolul persoanei care se ocupă de îndeplinirea unei anumite sarcini. Prin urmare, vă asumați responsabilitatea pentru predarea temelor finalizate la timp și în modul stabilit.
Litera a
În mod similar, litera A determină cine aprobă. Rolul persoanei care va acționa ca aprobator este să accepte și să aprobe sarcina prezentată de persoana responsabilă. Cu alte cuvinte, aprobatorul certifică faptul că lucrarea a fost efectuată în conformitate cu cerințele solicitate.
Litera C
La rândul său, litera C indică cine este consultat. Sunt de obicei experți sau cunoscuți despre un subiect și o sarcină, care sunt consultați pentru opinia și sugestia lor cu privire la un anumit aspect al sarcinilor proiectului. Externul și-a consultat opinia cu privire la unele aspecte care trebuie luate în considerare la realizarea proiectului, întrucât este expert pe această temă.
Scrisoarea I
În cele din urmă, litera I determină cine raportează. Rolul acestor oameni implică fiecare individ care trebuie să fie informat cu privire la procesul de evoluție și dezvoltare a sarcinilor care fac parte din proiect. De asemenea, trebuie să fie informați când sarcinile au fost finalizate.
Avantajele realizării unei matrice RACI
Principalele beneficii care trebuie obținute atunci când se realizează o matrice RACI sunt:
- Rolurile și responsabilitățile fiecăruia dintre participanții implicați într-un proiect sunt clar definiți.
- Este posibil să se determine care persoană își asumă responsabilitatea de a face conturi cu privire la sarcinile sau lucrările care trebuie efectuate.
- Permite echilibrarea volumelor de muncă între oameni, echipe sau departamente implicate în dezvoltarea proiectului.
- Este ușor să țineți o urmărire controlată asupra evoluției și performanței sarcinilor și lucrărilor necesare pentru a finaliza cu succes dezvoltarea proiectului.
Cum se construiește o matrice RACI
Pentru a dezvolta o matrice RACI, trebuie urmați următorii pași:
Pasul 1
În primul rând, sarcinile care trebuie îndeplinite în cadrul unui proiect sunt determinate și plasate ca rândurile care alcătuiesc matricea.
Pasul 2
În al doilea rând, persoanele implicate în dezvoltarea proiectului sunt identificate și plasate sub formă de coloane în cadrul formării matricei.
Pasul 3
În al treilea rând, literele cuvântului care alcătuiesc numele matricei RACI sunt plasate. Prin atribuirea fiecărei litere în fiecare sarcină, este posibil să se definească cine dintre persoanele implicate va fi responsabil, cine aprobă, cine este consultat și cine trebuie să fie informat în executarea fiecărei sarcini a proiectului.
Pasul 4
În cele din urmă, va fi posibil să se determine dacă toată lucrarea este bine distribuită, dacă există spațiu gol și dacă există duplicări. Acest lucru pentru a verifica dacă totul este bine format și pentru a evita problemele ulterioare.
Avantajele și dezavantajele aplicării unei matrice RACI
Avantajele care pot fi obținute în realizarea unui proiect prin aplicarea matricei RACI sunt următoarele:
1. Există un proces de comunicare agil și simplu
Comunicarea se dovedește de obicei mai simplă și mai rapidă, deoarece matricea RACI vă permite să vizualizați în mod clar rolul și funcția pe care fiecare persoană ar trebui să o joace. Acest lucru nu elimină, dar minimizează problemele de comunicare între persoanele implicate în proiect.
2. Îmbunătățiți productivitatea
Evident, prin minimizarea problemelor de comunicare, acest lucru contribuie la o mai bună utilizare a timpului și, în consecință, se realizează o creștere a productivității. Timpul de finalizare pentru fiecare sarcină este scurtat și acest lucru simplifică procesul general de execuție.
3. Distribuirea corectă a muncii
În plus, matricea RACI vă permite să vizualizați responsabilitățile și funcțiile, astfel încât să poată fi identificat dacă volumul de lucru este distribuit în mod proporțional. Dacă este posibil să se stabilească faptul că o persoană responsabilă are o sarcină de lucru excesivă atribuită, ajustările necesare sunt făcute înainte de executarea proiectului. Realizarea unei distribuții mai echilibrate a sarcinilor și responsabilităților.
4. Așteptările sunt îndeplinite
Într-adevăr, la aplicarea acestui instrument, rezultatele obținute la sfârșitul unui proiect sunt foarte similare cu rezultatele așteptate la începutul proiectului. Acest lucru se întâmplă deoarece puteți controla mai bine toate sarcinile care trebuie dezvoltate. În plus, fiecare persoană știe în mod specific de ce este responsabilă în întregul proces de execuție a proiectului.
Deși avantajele sunt mari și numeroase, pot exista și dezavantaje ale matricei RACI.
- La început poate fi extrem de complex de aplicat, ceea ce are un efect negativ asupra înțelegerii sale.
- În ciuda faptului că matricea RACI este un instrument excelent, nu este suficient doar să o creați, ci trebuie să o respectați.
- În conformitate cu cele de mai sus, pentru cei care nu sunt familiarizați cu matricea, poate fi costisitor să o generați pentru prima dată.
- Există posibilitatea că există proiecte care nu necesită planificare de acest tip, astfel încât crearea matricei poate fi mai mult ceva care încetinește proiectul, decât ceva care îl conduce.
În concluzie, matricea RACI este un instrument foarte util care poate fi aplicat în orice tip de proiect. Deoarece determină rolurile și funcțiile tuturor oamenilor care participă la realizarea sa. Acest lucru favorizează un control mai bun și obținerea unor rezultate mai bune la sfârșitul proiectului.