Matricea Eisenhower este o reprezentare grafică, care arată sarcinile în așteptarea executării, dar o face clasificându-le după gradul de importanță al acestor sarcini. În acest fel, permițându-le să le organizăm în funcție de nivelul de importanță.
Matricea Eisenhower este o reprezentare grafică, unde este prezentat un cadran cu două axe. Aceste axe arată gradul de importanță, precum și urgența necesară pentru fiecare sarcină. În acest sens, cadranul ne ajută să clasificăm sarcinile, în funcție de gradul lor de importanță și de termenele de livrare. În același timp, care, pe de altă parte, permite organizarea muncii, astfel încât dintr-o privire să putem organiza toate lucrările în așteptare.
Matricea Eisenhower este formată din patru blocuri.
Clasificarea sa, așa cum am spus, stabilește sarcinile pe baza urgenței pe care o necesită o astfel de sarcină, precum și importanța acestora.
Cum este proiectată matricea Eisenhower?
Trebuie să știm că matricea Eisenhower, așa cum am spus, este formată din patru cadrane.
În primul cadran sunt cele mai importante și urgente sarcini. În acest sens, vorbim despre cele mai importante proiecte, care necesită o atenție mai mare, precum și urgență în executarea lor. Acestea sunt sarcinile prioritare în execuție.
În al doilea cadran ar fi sarcinile care, fiind importante, necesită mai puțină urgență. Un cadran care include acele sarcini care trebuie îndeplinite într-o perioadă mai lungă de timp, dar care necesită multă atenție, astfel încât acest cadran ne poate ajuta să fim proactivi la locul de muncă. Aceste sarcini trebuie planificate, cu scopul prevenirii.
Pe de altă parte, în al treilea cadran avem acele sarcini care, deși nu sunt importante, necesită o urgență mai mare. În acest sens, trebuie să fim atenți să nu plasăm aceste sarcini în primul cadran. Acesta stabilește acelea care, în ciuda urgenței de care au nevoie, sunt mai puțin importante. Acestea pot fi delegate altor persoane.
În sfârșit, al patrulea cadran este alcătuit din acele sarcini care nu sunt nici urgente, nici importante. În acest sens, vorbim despre cel mai puțin important cadran al matricei. Ei bine, asistând la aceste sarcini, trebuie să știm că acestea sunt ultimele la care se acordă atenție. Acestea pot fi, în multe cazuri, eliminate.
Pentru a obține o idee mai vizuală, este prezentat un exemplu de cum ar arăta matricea Eisenhower:
Cum funcționează matricea Eisenhower?
Trebuie să știm că, la fel ca orice matrice, matricea Eisenhower are o funcție specifică, definită de autor, care ne ajută să realizăm matricea ei, precum și să o folosim corect.
În acest sens, așa cum se arată în reprezentarea sa grafică, avem patru cadrane, dispuse în două axe care măsoară gradul de importanță, precum și de urgență, a tuturor sarcinilor noastre.
Primul cadran, așa cum se arată în definiția sa, va include acele sarcini cu cea mai mare prioritate și care, într-un anumit mod, ne ajută să atingem acele obiective prioritare care vor determina realizarea obiectivelor noastre. Prin urmare, în acest cadran vom include crizele care necesită o soluție imediată, probleme care necesită o soluție rapidă, proiecte importante care au o importanță mai mare.
În al doilea rând, al doilea cadran se concentrează pe acele activități importante, dar nu urgente. În acest sens, vom include sarcini legate de observarea de noi oportunități, construirea de relații, precum și alte sarcini importante, dar care nu necesită urgență.
În al treilea rând, avem al treilea cadran, care include sarcini care nu sunt importante, dar care necesită urgență. În acest cadran vom include apeluri telefonice cu clienții, e-mailuri, întâlniri, activități instituționale, printre altele.
Pe locul patru și ultim, avem al patrulea cadran. Acesta integrează sarcini care nu sunt nici importante, nici urgente, așa că nu îi vom acorda mai multă importanță decât a avut deja. Acest cadran poate include aspecte precum micul dejun la birou pentru perioade lungi de timp, unele apeluri care nu contribuie cu nimic, e-mailuri care nu au nimic de-a face cu activitatea de lucru, activități non-de muncă, printre altele.
Cu aceste patru cadrane și prin ordonarea corectă a sarcinilor, scopul este ca lucrătorul să își crească productivitatea și eficiența.
Obiectivele Matricei Eisenhower
După cum am spus, există o serie de obiective care trebuie îndeplinite cu implementarea matricei menționate.
În acest sens, am putea include următoarele obiective, precum cele urmărite în principal de această matrice:
- Productivitate crescuta.
- Eficiență și eficiență mai mari în gestionarea sarcinilor.
- Atingeți obiectivele în timp util.
- Organizați munca într-un mod mai bun.
- O concentrare mai mare asupra priorității.
- Management de criza.
- Disciplina.
- Control.
- Vedere.
Printre multe alte obiective care, prin implementarea matricei menționate, pot fi atinse.
