Planificarea proiectului constă într-un proces sistematic de organizare a diferitelor sarcini care trebuie îndeplinite, precum și resursele necesare pentru a le îndeplini.
Prin urmare, planificarea unui proiect constă în realizarea unui plan de acțiune pentru toate fazele unui proiect. În acest sens, vorbim de organizare sistematică, deoarece necesită o serie de pași care trebuie îndepliniți. În plus, trebuie să știi ce ai sau ce ai, pentru a atinge scopurile.
De ce este importantă planificarea proiectului?
Când apare ceva la care nu ne așteptăm, improvizarea poate fi o opțiune. Cu toate acestea, nu este o idee bună să o faceți atunci când gestionați un proiect. Deși este adevărat că există procese care pot părea simple, cele mai multe dintre ele implică o mare complexitate. Prin urmare, planificarea acestora devine o activitate esențială.
Prin urmare, trebuie să fim clari despre ceea ce vrem și cum dorim să o realizăm, astfel încât, dacă greșim, putem lua măsuri corective. A avea un plan bun este esențial atunci când vrem să dezvoltăm o idee, o nouă formă de producție, un avans tehnologic sau orice alt proiect.
Cum se realizează planificarea proiectului
În continuare, vom vedea pașii pe care trebuie să-i urmăm pentru a planifica corect un proiect. La rândul nostru, trebuie să știm că acestea sunt importante, deoarece ne permit să structurăm activitățile și timpul pe care îl dedicăm fiecăruia. În același mod, nu trebuie să pierdem din vedere faptul că planul este, la rândul său, una dintre etapele realizării unui proiect.
- Primul și cel mai important lucru este să știm exact ce ne dorim: Trebuie să definiți scopul proiectului. Pentru a face acest lucru, trebuie să cunoaștem toate detaliile despre ceea ce dorim să realizăm.
- Pe de altă parte, ca o completare a pasului anterior, este necesar să se analizeze fezabilitatea: O idee bună este inutilă dacă nu este viabilă. Aceasta înseamnă că proiectul trebuie să poată fi realizat în condiții adecvate.
- În plus, este important să știm care va fi bugetul nostru și ce resurse (inclusiv umane) vom avea: Această fază a proiectului este cea care vă permite să găsiți investitori, parteneri, colaboratori și chiar angajați.
- Pe de altă parte, este necesară elaborarea diferitelor procese de lucru: Acest al treilea pas se referă la propunerea modului în care proiectul va fi lansat. Trebuie să definiți care vor fi sarcinile sau activitățile și cum vor fi realizate. Cu cât includem mai multe detalii, cu atât mai bine.
- Evaluarea rezultatelor: Acum este necesar să descriem modul în care rezultatele proiectului vor fi revizuite și evaluate. Este necesar să se cunoască indicatorii, parametrii sau variabilele care trebuie măsurate. Acest pas este important pentru a ridica posibilele corecții și planuri de urgență.
Toate aceste etape se vor încheia cu pregătirea unui raport care va fi Planul de proiect. Acest manual va permite tuturor să cunoască calea, cum va fi parcursă și care va fi contribuția lor.
Exemplu de planificare a proiectului
Să ne imaginăm că vrem să realizăm un proiect care constă în crearea unei fabrici de așchii de cartofi. Am verificat că piața le cere pe cele pe care le mâncam când eram copii în târgurile din orașul nostru. Ei bine, trebuie să te apuci de treabă și să planifici bine pașii de urmat.
Putem vedea că ceea ce facem este să urmăm etapele pentru a realiza planificarea unui proiect. În primul rând, definim ce vrem, fabrica de cipuri de cartofi. Ulterior, analizăm dacă este viabil, facem un studiu de piață și verificăm dacă este un produs solicitat. În al treilea rând, bugetul, trebuie să știm de ce avem nevoie pentru a le fabrica și cum îl vom finanța. Apoi creăm procesele de lucru și cum să le evaluăm în viitor.