Monitorizarea unui proiect se referă la realizarea unei serii de acțiuni cu scopul de a verifica evoluția corectă a execuției sale.
Prin urmare, monitorizarea unui proiect și odată ce acesta a fost planificat, începe cu implementarea proiectului.
Etapa de monitorizare constă în verificarea faptului că diferitele faze ale proiectului sunt executate, în timp și forma fiecăreia dintre ele. Pentru a face acest lucru, se utilizează o serie de parametri și variabile care ne permit să aflăm dacă există sau nu abateri de la planul inițial.
Importanța monitorizării proiectului
Această etapă este esențială pentru stabilirea măsurilor necesare pentru rezolvarea problemelor percepute în execuție. Nu putem începe ceva dacă nu avem anterior o foaie de parcurs, precum și o procedură pentru a verifica dacă proiectul rulează corect. Din acest motiv, trebuie stabilită o urmărire clară, concisă și detaliată, cu tot ceea ce este necesar pentru a putea lua decizii.
În plus, așa cum vom vedea în secțiunea următoare, este esențial să se stabilească clar modul în care va fi efectuată această monitorizare. Este important ca toată lumea să știe ce se așteaptă de la ei și care ar trebui să fie acțiunea lor în cazul unei eventuale situații de urgență.
Etapele monitorizării proiectului
Să vedem acum în detaliu care ar putea fi cele mai importante faze în monitorizarea unui proiect, precum și principalele cerințe ale acestuia.
- Măsura: În primul rând, trebuie să măsoară. Măsurarea este necesară atunci când vrem să controlăm ceva. Trebuie să știm cât de departe putem merge sau care vor fi limitele pentru a lua în considerare succesul sau eșecul. Prin urmare, este necesar să creșteți parametrii și variabilele, precum și procedurile utilizate pentru a le analiza.
- Întâlnire și analiză: Apoi, trebuie să întâlniți și să analizați abaterile. Reuniunile trebuie să fie concise, exacte și directe. Trebuie să vorbiți despre această problemă cu indicatorii în mână și cu o copie pentru fiecare participant. Din ședință trebuie dedus în mod clar care este problema, precum și cauzele și consecințele acesteia.
- Căutați soluții: În pasul următor, trebuie să decideți ce cale să urmați pentru a rezolva aceste abateri. Pentru această fază, cel mai bine este ca fiecare să lucreze în zona sa și cu propriul grup sau individual. Într-o ședință ulterioară, aceste soluții vor fi luate în considerare pentru a alege cele mai potrivite.
- Re-măsurați: În cele din urmă, trebuie să măsoară din nou. Odată ce corecțiile sunt efectuate, analiza trebuie folosită din nou pentru a vedea dacă au funcționat. Dacă am avut succes, proiectul continuă; în caz contrar, va fi necesar să o ia de la capăt.
Exemplu de monitorizare a proiectului
În continuare, vom vedea un exemplu pentru a termina.
Să ne imaginăm o companie care produce pantofi. Această companie produce încălțăminte și le distribuie în diferite magazine multi-brand.
Să vedem cum ar fi procesul.
În această ilustrație, putem vedea cum ar fi efectuată monitorizarea unui proiect. În primul rând, stabilirea parametrilor și a variabilelor de măsurare. De exemplu, numărul de pantofi fabricați sau numărul de pantofi vânduți. Apoi, trebuie să verificați ce tip de pantofi funcționează cel mai bine. Pe de altă parte, trebuie să țineți cont de noile tendințe care provoacă interesul cumpărătorului. În cele din urmă, trebuie să verificați din nou și să luați măsuri corective, dacă este necesar.
