Organizarea unui proiect este acea activitate care permite realizarea unei grupări a resurselor umane ale companiei în sarcinile cele mai adecvate. Toate acestea, pentru a atinge un obiectiv comun.
Prin urmare, organizarea unui proiect constă în organizarea oamenilor, atribuirea acestora la anumite proiecte în funcție de calitățile lor.
De obicei, managerul de proiect este cel care îndeplinește această sarcină. În același mod, trebuie să gestionați resursele necesare în mod eficient și eficient. În acest fel, managementul și organizarea sunt strâns legate.
Importanța organizării unui proiect
Pentru a rula un proiect eficient, acesta trebuie să fie organizat corespunzător. Aceasta, care pare simplu, este o problemă obișnuită în companii. Dacă nu știm exact ce vrem și cum vom folosi resursele pentru a-l obține, organizația va fi un eșec. De aici și importanța unei bune organizații.
Din motivele de mai sus, formarea managerilor de proiect trebuie să includă acest aspect. Este esențial să învățați cum să le organizați pentru a le putea direcționa mai târziu. O modalitate de a realiza o distribuție corectă a diferitelor resurse în fiecare sarcină este un bun plan de organizare. În secțiunea următoare vom vedea în ce constă.
Planul în organizarea unui proiect
Planul de management se concentrează pe toate activitățile desfășurate de companie, cu toate acestea, planul organizațional o face, mai presus de toate, pe factorul uman. Deoarece principalul lucru este să plasezi fiecare persoană în cea mai potrivită sarcină. Prin urmare, este recomandabil să urmați pașii următori:
- În primul rând, trebuie să avem clar cine avem: Trebuie să faceți un inventar al resurselor umane, cu punctele forte și punctele slabe ale acestora. Pentru că trebuie să știm la ce se pricepe fiecare pentru a le atribui cea mai potrivită poziție.
- Pe de altă parte, trebuie să faceți același lucru cu sarcinile: Proiectul trebuie împărțit în cele mai mici părți ale sale. Acest lucru necesită aprobarea restului personalului implicat. Odată ce le avem, putem crea un tabel cu intrare dublă cu ambele variabile.
- În al treilea rând, fiecărei persoane trebuie să i se atribuie sarcina: Pentru asta trebuie să știm cine este cel mai potrivit pentru fiecare activitate. Aici trebuie să ții cont de experiența ta academică, de experiența ta profesională și, desigur, de motivațiile tale personale la locul de muncă. În acest moment poate fi utilizată o tehnică de atribuire a sarcinilor, cum ar fi metoda maghiară.
- În cele din urmă, este necesar să se stabilească termene de finalizare, indemnizații pentru posibile întârzieri și o formă adecvată de control.Astfel, odată realizată fiecare sarcină, se poate vedea dacă au existat abateri de la ceea ce a fost planificat. După cum vom vedea mai jos, o organigramă este esențială în acest pas.
Organigrama în organizarea unui proiect
Ce este o organigramă? O organigramă este un grafic care vă permite să observați structura unei companii și să știți cine este cine. Managerul de proiect trebuie să aibă o înțelegere profundă a angajaților existenți, scopul său fiind să poată organiza, precum și să o facă în mod corespunzător, sarcinile și cei responsabili de realizarea lor.
În acest sens, avem organigrame verticale, ierarhice sau liniare, atunci când autoritatea este clară și luarea deciziilor este centralizată. Pe de altă parte, avem orizontale sau circulare, în companii cu o autoritate mai neclară. De asemenea, avem și alte tipuri, cum ar fi cele analitice, care ne permit să cunoaștem procesele sau matricea, care este utilă pentru a structura organizația prin procese sau proiecte.
Exemplu de organizare a unui proiect
Să ne imaginăm că vrem să realizăm un proiect. Proiectul se bazează pe crearea și înființarea unei companii. De exemplu, o firmă de consultanță în ingineria computerelor.
În primul rând, directorul se întâlnește cu partenerii promotori ai proiectului.
- Pe de o parte, pregătesc, împreună, obiectivele care trebuie atinse și sarcinile necesare. Toate acestea trebuie să fie scrise și cât mai detaliate posibil. O tehnică interesantă este așa-numitul „brainstorming”, care constă în a spune toate ideile care îți vin în minte și apoi să le filtrezi.
- După aceasta, trebuie să știți pe cine avem, în afară de echipa de promotori. În primul rând, sarcinile pe care le vor îndeplini și în al doilea rând, angajații pe care îi vom angaja. De asemenea, trebuie să cunoașteți tipul de contracte pe care le vom propune și remunerația care trebuie primită.
- În pasul următor, este timpul să distribuiți sarcinile și că metoda maghiară, menționată mai sus, vă poate ajuta. Serviciile informatice necesită un proces, de la proiectare la programare și rezultatul final. Prin urmare, un instrument util îl reprezintă diagramele PERT, care permit găsirea căilor critice ale fiecărui proces.
- În cele din urmă, trebuie să dezvoltați un plan de organizare a proiectului. Aceasta constă în a pune în scris toate cele de mai sus. În plus, vom stabili modul de control prin feedback și modul în care vom corecta abaterile. Toate acestea, fără a uita un plan de urgență adecvat pentru evenimente neprevăzute.