Managementul proiectului este un proces care asigură că proiectul este dezvoltat de la început până la sfârșit cu toate resursele alocate și în timpul programat.
Managementul de proiect este o disciplină care a fost învățată în principal din experiență. Contrar a ceea ce se întâmplă cu managementul afacerii în general, nu există atât de multă bibliografie asociată.
Și este că proiectele pot avea naturi diferite; comerciale, de mediu, juridice, educaționale etc. și pentru fiecare zonă există restricții și factori care ar putea influența proiectul să sufere modificări ale designului său original, extinzându-se în timp sau în resurse.
Caracteristici de management de proiect
Este dificil de indicat într-o definiție, dar ar putea fi simplificată după cum urmează.
Un proiect are un obiectiv, care trebuie împărțit în câteva mai specifice. Da, foarte asemănător cu o investigație, dar pentru acest caz, pentru fiecare obiectiv specific trebuie să existe cel puțin următoarele componente:
- Timpul de execuție.
- Scopul executării.
- Resurse asociate.
- Programul de execuție (martie-decembrie, de exemplu, inclusiv toate zilele care nu sunt lucrătoare, cum ar fi sărbătorile și sărbătorile legale).
- Indicatori de monitorizare.
- Responsabil pentru acest obiectiv.
Un instrument foarte util pentru managementul de proiect este Gantt Chart, care vă permite să vizualizați grafic proiectul, distribuind fiecare dintre etapele sale în culori.
Un alt punct foarte important este monitorizarea permanentă și un plan de urgență pentru fiecare caz.
Atunci când proiectați proiectul, este bine să faceți o listă a riscurilor posibile și a măsurilor care ar trebui luate dacă acestea vor fi realizate. Acest lucru vă va permite să acționați rapid fără a improviza.
Uită-te constant la activități și buget
Executarea activităților trebuie să fie în concordanță cu procentul din bugetul până în prezent, deci este important să se stabilească etape. De exemplu, un proiect cu trei etape:
- 1: Martie-iunie 30% din activități și 20% din buget
- 2: Iunie-septembrie 50% din activități și 50% din buget
- 3: Octombrie-decembrie 100% din activități și 100% din buget
Luând cele menționate mai sus, ar fi periculos dacă, de exemplu, în etapa 2 s-ar fi executat doar 40% din activități și, cu toate acestea, s-ar fi cheltuit 50% din buget. Acest lucru lasă o reducere de 10% a resurselor care trebuie ajustate pe parcurs, lăsând proiectul vulnerabil la schimbări ulterioare.
O altă lectură pe care o are acest exemplu este că ultimul trimestru are o execuție foarte agilă și intensă, deoarece jumătate din proiect este dezvoltat, prin urmare, este foarte important să îl monitorizăm.
În general, există tendința de a crede că proiectele au o execuție proporțională. Adică, activitățile sunt distribuite în mod echitabil pe toată perioada, dar în realitate acest lucru va depinde de tipul de proiect care se execută.
Dacă este un proiect educațional, în mod logic, acest lucru ar trebui ajustat la lunile în care elevii sunt la școală, lăsând lunile de vacanță libere sau cu mai puține activități.
Un alt exemplu important are legătură cu vremea. Proiectele de construcții, de exemplu, au întârzieri în lunile de iarnă, deoarece ploile sau frigul provoacă schimbări și urgențe.
Pe scurt, managementul de proiect necesită o evaluare prealabilă în domeniile financiar, tehnic, de mediu, juridic și comunicațional, pentru a vedea ce impact va avea asupra mediului sau ce lovituri ar putea suferi în timpul dezvoltării sale.
Acesta este motivul pentru care de fiecare dată proiectele sunt alcătuite din echipe multidisciplinare care contribuie cu cunoștințe din diferite domenii, cu scopul de a reduce incertitudinea și de a realiza execuția dorită în timpul programat. Aceasta ar fi în cele din urmă un management de proiect de succes.
