Executarea unui proiect se referă la îndeplinirea tuturor acelor sarcini prevăzute în planificarea acestuia. La rândul lor, aceste sarcini, așa cum sugerează și numele lor, ne permit să atingem obiectivele propuse la început.
Faza de execuție a proiectului este una dintre cele mai relevante faze. Odată ce am planificat un proiect, următorul pas este executarea acestuia. Când știm ce vrem, este timpul să luăm măsuri. Această fază nu este altceva decât asta, transformând ceea ce este scris pe hârtie într-o realitate și, odată cu urmărirea, observând ce se întâmplă pentru a-l corecta dacă este necesar.
Importanța execuției unui proiect. Director
Faza de execuție este poate cea mai relevantă și rațiunea de a fi a oricărui proiect. Motivul este că va decide dacă în practică va avea succes sau nu. În plus, este cel mai durabil, ocupând între 70% și 80% din timpul total.
Desigur, este și cel mai complex, astfel încât figura regizorului devine esențială, unele dintre atribuțiile sale fiind următoarele:
- Trebuie să coordoneze și să direcționeze eforturile tuturor către obiectivul comun: Poate părea o muncă simplă, dar nimic nu este mai departe de adevăr. Într-o lume în care incidentele și evenimentele neprevăzute sunt normale, trebuie să luați decizii și să vă asumați consecințele.
- Trebuie să păstrați un control absolut asupra a tot ceea ce se face: Desigur, trebuie să utilizați departamente de asistență, cum ar fi secretariatul sau consultanții și consilierii. Instrumente precum o foaie de calcul pot fi de neprețuit.
- Supraveghează alegerea persoanelor potrivite: Directorul trebuie să știe exact ce să facă și, în acest fel, să aleagă cine să o facă.
- Trebuie să cunoști toate aspectele legate de munca ta: Printre altele, care organigramă ar fi cea mai potrivită (de exemplu matricea) sau cum se utilizează diagrame precum PERT. Aici antrenamentul este cheia.
Faze ale executării unui proiect
Pentru a realiza un proiect trebuie să fii clar cu privire la etapele sale. Acest lucru se datorează faptului că, după stabilirea obiectivelor și planificarea în detaliu și în scris, este timpul să-l executați. În acest fel, putem efectua un feedback și corecta posibilele abateri.
Prin urmare, cu planul pe masă, execuția ar putea fi efectuată după cum urmează:
- În primul rând, începutul: Odată planificat, trebuie să îndepliniți sarcinile și activitățile stabilite. Toată lumea ar trebui să știe ce să facă, astfel încât să poată începe cât mai curând și fără întârziere.
- În al doilea rând, comunicarea și monitorizarea: În acest caz, managerul de proiect, coordonat cu conducerea generală, trebuie să stabilească canalele de comunicare. Pe de altă parte, trebuie să supravegheați întregul proces.
- O a treia fază ar fi controlul: Trebuie să verificați ce faceți pentru a ști dacă există abateri. Acesta este momentul în care întâlnirile regulate ale echipei joacă un rol esențial.
- În cele din urmă, avem a patra fază a corecțiilor: Știind ce s-a întâmplat cu privire la planul inițial, pot fi întreprinse acțiunile necesare. Atunci pot fi puse în aplicare planuri de urgență.
Exemplu de execuție a unui proiect
Pentru a termina, să ne uităm la un exemplu.
Să ne imaginăm că suntem o companie de consultanță în domeniul computerelor. Analistul nostru ne aduce o comandă. Acesta este un program pentru un magazin de cadouri. După ce ați vorbit cu clientul, ați pregătit organigrama necesităților dvs. pentru ca programatorii să își poată desfășura activitatea. Directorul planifică diferitele sarcini și începe proiectul.
În primul rând, trebuie să știm ce trebuie să facem. În acest caz, un program de calculator. Apoi, activitatea începe cu comunicarea și supravegherea de către director. Apoi, ca a treia etapă în execuția unui proiect, ar fi controlul abaterilor. În cele din urmă, sunt propuse unele corecții bazate pe planul de urgență.