O hartă a proceselor este o diagramă care vă permite să vedeți grafic toate procesele care se desfășoară în cadrul unei organizații și relațiile lor.
Cu siguranță, diagrama permite observarea tuturor proceselor care sunt dezvoltate în cadrul unei companii. La fel, fazele care alcătuiesc fiecare dintre procese într-un mod specific. Cu aceasta, se obține viziunea comună a tuturor aspectelor legate de fiecare proces.
În plus, puteți vedea toate relațiile dintre fazele fiecărui proces. La fel ca și legăturile dintre toate procesele, toate reflectate într-un singur grafic, care este harta procesului.
Cu alte cuvinte, graficul prezintă vizualizarea generală a sistemului pe măsură ce întreaga companie este organizată. Aceasta, prin procesele sale și relațiile sale.
Pași pentru a crea o hartă de proces
Cei mai importanți pași pentru realizarea unei hărți de proces sunt:
1. Delimitarea proceselor
După cum știm cu toții, un proces poate fi foarte extins, deci este convenabil să faceți o delimitare corectă. Acest lucru implică faptul că, atunci când delimitați un proces, trebuie elaborată o schemă care să adune toate elementele sistemului pentru a fi reprezentate. Schema permite ca acest proces extins să fie vizualizat simplu și clar.
2. Identificarea elementelor
Pe de altă parte, un element este tot ceea ce poate afecta un proces și sistemul în ansamblu. Ele pot fi aspecte precum infrastructura companiei, precum și elementele necesare la intrarea și ieșirea fiecărui proces. Harta procesului prezintă toate aceste elemente și relațiile care se stabilesc între ele.
3. Identificarea liniei operaționale
În mod similar, identificarea liniei operaționale sau funcționale face posibilă respectarea secvenței care trebuie urmată pentru a realiza fiecare proces. Din acest motiv, în harta procesului este posibil să se stabilească structura și rutele care trebuie urmate în linia operațională.
4. Adăugați procese de asistență
Desigur, procesele de asistență pot ajuta la funcționarea liniei operaționale și de management. Toate procesele de asistență contribuie la îmbunătățirea performanțelor întregului sistem, motiv pentru care este necesar să le adaptați la linia operațională. Procesele de asistență sunt în general activități administrative.
5. Adăugați procese care afectează sistemul
Mai degrabă, există procese în cadrul unei organizații care pot afecta performanța întregului sistem. Prin urmare, în acest pas, toate organele funcționale sunt adăugate în cadrul procesului care afectează întregul sistem. Ar putea fi domenii precum feedback-ul și calitatea care au impact asupra întregului proces în general.
De ce este realizată o hartă de proces?
Dezvoltarea unei hărți de proces poate genera multe beneficii pentru companie, cele mai importante fiind:
- Aflați cum se dezvoltă sarcinile și locurile de muncă în cadrul organizației, la momentul actual.
- Creșteți calitatea a tot ceea ce se face în cadrul companiei.
- Îmbunătățiți procesele care se desfășoară în cadrul organizației.
- Creați și dezvoltați modalități noi și diferite de lucru, mai ales atunci când traversați perioade de criză.
- Măsurați și evaluați ce se face. Apoi, cu rezultate, întăriți acțiunile și performanța.
Simbologie utilizată în hărțile proceselor
Un număr mare de simboluri sunt utilizate într-o hartă de proces și fiecare are un sens. Unele dintre cele mai utilizate simboluri sunt:
1. Săgeți
Într-adevăr, săgețile indică direcția urmată în fluxuri. Ajută la citirea unei diagrame, deoarece indică direcția procesului. De exemplu, de la stânga la dreapta sau de sus în jos.
2. Dreptunghiuri
Întrucât dreptunghiurile reprezintă o funcție care trebuie îndeplinită și îndeplinită. Este folosit foarte frecvent, deoarece arată o acțiune, operație sau sarcină care trebuie efectuată.
3. Ovale
Pe de altă parte, ovalele indică începutul sau sfârșitul unui proces. Acestea sunt punctele dintr-o diagramă care indică de unde începeți și de unde terminați. De obicei, există un singur început, dar pot avea mai multe puncte finale pentru fiecare pas.
4. Diamante
La fel, diamantele reprezintă un punct important în care trebuie luată o decizie. Săgețile care sunt etichetate cu un da sau un nu ies în general din această figură. Desigur, o singură săgeată iese din fiecare diamant.
Cu alte cuvinte, fiecare punct de decizie este urmat de o săgeată etichetată da sau nu. O altă opțiune ar putea fi adevărată sau falsă.
5. Paralelogramă
În mod similar, utilizarea paralelogramului reflectă intrările și ieșirile proceselor în diagramele de flux.
Tipuri de procese
Procesele care pot fi vizualizate în hărțile proceselor sunt:
1. Procese cheie
În primul rând, procesele cheie sunt orientate pentru a adăuga valoare. Prin urmare, acestea sunt direct legate de bunurile și serviciile oferite de companie. Prin urmare, rezultatul acestor procese este apreciat direct de către client.
Desigur, aceste procese sunt esențiale, deoarece multe domenii funcționale intervin pentru a fi executate și, din acest motiv, cer mai multe resurse.
În plus, acestea sunt procese care ajută la atingerea obiectivelor, stabilirea politicilor, utilizarea strategiilor și pentru funcționarea generală a companiei.
2. Procese strategice
În al doilea rând, procesele strategice sunt stabilite de conducerea superioară, deoarece definesc modul în care funcționează organizația și modul în care este generată valoarea. Acestea servesc drept sprijin în special în procesul decizional al procesului strategic. Procesul strategic include planificarea, implementarea strategiei și îmbunătățirea continuă a organizației.
3. Procese de sprijin
În al treilea rând, procesele de sprijin susțin procesele cheie și procesele strategice. Acestea sunt esențiale pentru atingerea obiectivelor tuturor proceselor și ale sistemului companiei în general.
În cele din urmă, putem concluziona că o hartă a proceselor este esențială pentru a avea o viziune globală asupra funcționării unei organizații și a tuturor proceselor acesteia. Ajută la înțelegerea și definirea clară a funcțiilor și actorilor care le îndeplinesc. Toate acestea, considerând organizația ca un management al proceselor care sunt corelate pentru a obține un rezultat final.